Meine Prüfung zur Personalfachkauffrau

Wie habe ich meine eigene IHK-Prüfung zur Personalfachkauffrau bestanden? Von „ich hab ja noch Zeit“ bis zur Höchstleistung in der mündlichen Prüfung.

Personalfachkauffrau

Erst kein Bock, dann keine Zeit – Kennt ihr das?

Nein?! Dann gehört ihr zu den ganz wenigen jederzeit sehr disziplinierten Menschen 😉. Den meisten Menschen geht es so, dass sie immer wieder einiges an Arbeit und Aufgaben vor sich herschieben, bis es zeitkritisch wird.

Im Job habe ich damit ehr selten Probleme. Da kann ich mich und meine Arbeit gut strukturieren. Da weiß ich aber auch, wie das Ergebnis aussehen soll und was von mir erwartet wird.

Bei der Vorbereitung des mündlichen Fachgesprächs für Abschlussprüfung zur Personalfachkauffrau sah das allerding ganz anders aus.

Die Themenvorschläge, die bei meiner IHK kurz nach der schriftlichen Prüfung eingereicht werden mussten, konnte ich noch recht fix zusammenzaubern. Von dem Moment an setzte bei mir jedoch gepflegtes “nichts tun” ein…

Erstmal Urlaub und von dem Lernstress der letzten Monate erholen. Dann endlich mal die Wohnung wieder in Ordnung bringen. Sogar Betten beziehen schien mir attraktiver, als die Fachgespräche vorzubereiten.

Nicht falsch verstehen! Es war bei weitem nicht so, dass ich überhaupt keine Idee oder Ahnung gehabt hätte, was für die Vorbereitung der Fachgespräche zu tun gewesen wäre. Ich hätte auch durchaus die Zeit dazu gehabt. Mir fehlte schlicht die Motivation! Ich hatte im Moment einfach noch keinen Bock auf die mündliche Prüfungsvorbereitung.

 

Dann kam es anders…

Meine fehlende Motivation änderte sich jedoch in dem Moment, in dem ich den Brief der IHK aus dem Briefkasten zog, in dem die Noten meiner schriftlichen Prüfungen und die Themenzuteilung für das Fachgespräch zu finden waren.

Ich war mir die ganze Zeit über sicher, dass ich schriftlich schon irgendwie bestanden hätte. Ich hatte sehr viel und ausdauernd gelernt und hart dafür gearbeitet. Aber da stand es schwarz auf weiß 😊 Echt gut bestanden!

In dem Moment wurde mein zwischenzeitlich ehr lethargischer Kampfgeist wach. Wenn ich mich jetzt fokussiere und vollkommen straight arbeite, hätte ich eine Chance eine Gesamtnote im Einser Bereich raus zu holen. Beflügelt wurde dieses Gefühl von einem meiner festen Glaubenssätze „Besser geht immer“.

 

Schon zu Beginn der Weiterbildung…

… hatte sich in meinen Gedanken das Ziel festgesetzt, für diese Weiterbildung eine Auszeichnung bei der Besten Ehrung der IHK bekommen zu wollen. Dazu muss man wissen, dass ich zu einer sehr großen Kammer gehöre, deren Einzugsbereich nicht nur eine Landeshauptstadt, sondern auch den dicht besiedeltsten Kreis in ganz Deutschland umfasst. Bei der Besten Ehrung werden die Besten eines ganzen Jahrgangs geehrt. In meinem Fall waren da also geschätzt knapp 200 andere Prüfungsteilnehmer aus dem PFK Bereich, gegen die ich bestehen musste.

An der Stelle wurde meine Motivation durch einen zweiten Glaubenssatz gepuscht: „Keiner tritt an, um zweiter zu werden“. Was mich zu der Schlussfolgerung brachte, dass alle anderen sich wahrscheinlich auch sehr ins Zeug legen würden um zu „gewinnen“.

Wie ihr wahrscheinlich schon zwischen den Zeilen verstanden habt, war es für mich nie eine Frage, ob oder wie ich das Fachgespräch bestehen kann. Das ich es bestehe, war für mich sehr klar. Ich unterrichte seit vielen Jahren und spreche oft vor Menschen, ich weiß wie ich mein Publikum „mitnehmen“ und begeistern kann. Und auch fachlich bin ich schon lange Zeit im Personalbereich zu Hause.

 

Ich war also durchaus in der Lage mein Thema zu „verkaufen“.

Das soll jetzt nicht arrogant klingen. Viel mehr soll es euch sagen, dass selbst die, die schon viel Erfahrung haben, vor annähernd den gleichen Problemen stehen wie die Prüflinge, die mit ganz anderen Voraussetzungen an den Start gehen. Denn die Arbeit, die erledigt werden muss, ist für alle die gleiche. Und auch das finale Zeitfenster ist für alle identisch. 14 Tage vor der mündlichen Prüfung wird dem Prüfling das Thema für das Fachgespräch mitgeteilt.

Also stand ich, bei T minus 14 (14 Tage vor der Prüfung) am Briefkasten und entschied, dass Bettenmachen, Hausputz und Entspannung vorerst hintenanstehen muss. Es gilt auf das Siegertreppchen zu kommen!

 

Eine große Hilfe war hierbei meine Familie für mich.

Zu Beginn der Fortbildung hatten wir gemeinsam besprochen, wann welche kritischen Phasen für mich kommen würden und dass ich mich in diesen Zeiten aus allem anderen zurückziehen würde, um ein bestmögliches Ergebnis zu erreichen. Ich bin mir sehr sicher, dass die Unterstützung und das „Rücken freihalten“ meiner Lieben einen großen Einfluss auf das Ergebnis hatte. Ich musste mich wirklich um nichts kümmern und zu keiner Zeit für irgendwen verfügbar sein. Wenn ich Zeit überhatte, haben meine Kinder und mein Freund sich gefreut. In der Zwischenzeit haben sie Wort gehalten und 14 Tage lang keine Ansprüche an mich gestellt. Das hört sich jetzt hier vielleicht sehr einfach an. In der Realität war das jedoch ein großes Stück Arbeit, was viele Gespräche und Vorarbeit benötigte. Die Weiterbildung zur PFK ist kein Sprint und nicht „nebenbei“ zu erledigen. Das Ganze ist ein Marathon, in dem man mit seiner Zeit, seinen Prioritäten und seinen Kräften haushalten muss.

 

Von jetzt an war also 14 Tage Zeit, …

um mein Herzensthema „Onboarding“ in einer 10-minütigen Präsentation zusammenzufassen, auf den Punkt zu bringen und zu gestalten. Es musste sooo viel erledigt werden!

Ich sah mich einem riesigen Berg Arbeit gegenüber und überlegte zunächst, wie ich am besten auf die Spitze des Berges kommen könnte. Nach einer Stunde strategischer Überlegungen entschied ich, mir zunächst kleine Arbeitspakete zu schnüren und diese in eine logische Reihenfolge zu bringen.

Step eins war ein Tag Recherche zum Thema. Hier zeigte sich sehr schnell, dass es zig Ansätze gab und hunderte Möglichkeiten. Die Optionen, die am besten zu meinem Musterunternehmen passten, druckte ich mir aus, um später mein eigenes Konzept daraus zu entwickeln.

Im zweiten Step mussten belastbare Zahlenwerte ermittelt werden, um am Ende auch den finanziellen Nutzen für mein Unternehmen darstellen zu können. Denn womit sonst kann man die Geschäftsführung besser davon überzeugen einen Vorschlag umzusetzen, als mit Einsparungen oder höheren Gewinnen?!

In Step drei musste ich dann entscheiden, wie „mein“ Onboarding“ ablaufen sollte. Hier war es sehr hilfreich die verschiedenen Zahlen zur Hand zu haben, um neben dem praktischen Nutzen auch immer wieder die finanziellen Auswirkungen durchspielen zu können. Nach vielen Versuchen hatte ich an Tag 5 ein, aus meiner Sicht, ein brauchbares Konzept, entwickelt.

 

Gestaltung der Präsentation als Step 5

Das war eindeutig der Punkt, den ich im Vorfeld sehr naiv betrachtet hatte. Ich hatte schon hunderte Präsentationen gebaut, wusste welche Regeln im Zusammenhang mit PowerPoint zu beachten waren und dennoch war ich ziemlich oft der Verzweiflung nahe.

Der Erste Entwurf hatte über 20 Folien. Niemals wäre das in 10 Minuten zu präsentieren gewesen. Also musste ich kürzen, komprimieren, zusammenfassen und noch mehr auf den Punkt bringen. Nach der gefühlt hundertsten Anpassung der Präsentation war ich der Meinung, dass es jetzt gut wäre.

 

Ah, Moment! Ich habe vergessen etwas zu erwähnen, …

… was in der Zwischenzeit passiert ist. Ich habe einen Arbeitsvertrag unterschrieben 😊 Bei der Ausbilderwelt. Im Rahmen der verschiedenen Gespräche hatte der Geschäftsführer mir ein Coaching für die mündliche Prüfung angeboten. Das nahm ich jetzt gerne in Anspruch.

Ich schickte dem Chef also ein Mail mit meiner Präsentation und bat um Feedback. Jeder der schonmal um Feedback gebeten hat weiß, dass das nicht immer so ausfällt, wie man es sich erhofft. So war es auch in diesem Fall… Im einem Moment war ich mit meinem Werk noch sehr zufrieden, im nächsten Moment sah ich es aus den Augen eines Außenstehenden und wusste, dass noch viel zu tun war.

Also: Das ganze Spiel von vorne! Naja, nicht ganz von vorne. Mein grundsätzliches Konzept war gut. Aber die Präsi musste an vielen Stellen optimiert werden. Diesen Prozess durchlief ich mit meinem sehr geduldigen Chef insgesamt dreimal. Teilweise mit kontroversen Diskussionen und sehr unterschiedlichen Ansichten. Irgendwann war die Präsentation so, wie er sie für gut empfand.

Nur leider fand ich mich darin nicht mehr wieder. Vier Tage vor der Prüfung saß ich also an meinem Schreibtisch, vor mir eine Präsentation, die von einem Fachprüfer für gut befunden wurde, zu der ich selbst aber nur noch wenig „Verbindung“ hatte. Ich wusste nicht, wie ich dieses Produkt vor dem Prüfungsausschuss verteidigen sollte. Ich wollte eigentlich kein Risiko eingehen, indem ich die Präsentation wieder ändere.

 

Engelchen und Teufelchen saßen auf meiner Schulter…

… und lieferten sich ein erbittertes Duell. Es war der Moment gekommen, in dem ich unbedingt raus musste. Auf andere Gedanken kommen musste, um eine Lösung für mich selbst zu finden. Also gab ich mir einen halben Tag frei und fuhr eine ziellose, aber befreiende und erkenntnisreiche Motorradtour durch das bergische Land.

Ich fahre ein großes, schweres, sehr schwarzes Motorrad aus Milwaukee, was einem garantiert nicht als erstes in den Sinn kommt, wenn man an ein „Frauenmotorrad“ denkt. Aber ich liebe es! Es passt zu mir. Ich bin eins mit der Süßen (jaaa… Mein Bike hat einen Namen) und bisher haben wir jede noch so vertrackte oder gefährliche Situation sicher gemeinsam gemeistert. Sie ist technisch grandios und ich kann einigermaßen vernünftig fahren. Zwei Teile, die sich ergänzen. Ich würde ehr meine Wohnung aufgeben, als mein Motorrad zu verkaufen 😉 Ihr merkt schon… Ich brenne für mein Hobby.

Irgendwo zwischen Serpentinen und einem Motorradtreff kam ich zu der Erkenntnis, dass meine Präsentation und ich eine ähnliche Symbiose bilden müssen wie meine Süße und ich sie haben. ICH muss meine Präsentation lieben, für sie brennen und im Zweifelsfall für sie kämpfen können wie eine Löwin, wenn der Prüfungsausschuss sie auseinandernehmen will. Sie sollte mein Meisterstück in dieser kompletten Fortbildung sein. „Technisch“, also was die Inhalte betraf, war sie, durch die Hilfen und Hinweise vom Chef, schon sehr gut. Meine Aufgabe war es jetzt, ihr eine Form zu geben, die zu mir passt, mit der ich mich vollkommen identifizieren konnte.

 

Am nächsten Tag…

legte ich als erstes eine Sicherungskopie von der aktuellen Version an und fing dann an alles möglich hin und her zu verschieben. Ich ging die Texte, die ich zu den Folien erzählen wollte, zigmal durch, änderte immer wieder etwas, ergänzte, kürzte und visualisierte neu.

Und irgendwann, am Vormittag einen Tag vor der Prüfung, war sie fertig. MEINE Präsentation! Inhaltlich genau so, wie vom Chef empfohlen, optisch und im Aufbau so, dass sie zu mir passt.

Perfekte neuneinhalb Minuten mit weiterführenden Handouts. Eine sachlich und fachlich fundierte  Darstellung des Problems im Unternehmen, Kostenaufstellungen, rhetorische Fragen und eine belastbare Lösung die dem Unternehmen bei Einführung auch noch Geld sparen würde.

Die Texte, stilistischen Pausen und zig erdenkliche Fragen konnte ich mittlerweile auswendig. Zu jeder noch so abstrakten Frage hätte ich eine Antwort gewusst. Ich war eins geworden mit dem Thema und der Präsi.

 

Der Unterschied zwischen einem guten und einem sehr guten Fachgespräch…

… liegt jedoch nicht allein im Thema oder dem Vortrag. Auch so vermeintliche Kleinigkeiten wie die Kleidung am Prüfungstag, die Gestaltung der Handouts, ein durchgängiges Corporate Design und das persönliche Auftreten vor dem Prüfungsausschuss geben hier den Ausschlag.

Ich ließ meine Handouts also in einem Fachgeschäft drucken und farblich zum Firmenlogo in der Präsi passend binden, checkte nochmal, ob mein Outfit für den nächsten Tag perfekt war, putzte ein letztes Mal über die Schuhe, ging die Präsentation ein finales Mal auf dem Fernseher vor Publikum durch (ein großes DANKE an Ken, meinen liebsten Lernpartner, an dieser Stelle!) und gestaltete das Flipchart mit der Agenda für das Fachgespräch. Alles war fertig. Ich war bereit!

 

Meine größte Sorge am Prüfungstag war…

… die Verkehrssituation. Dicht gefolgt von den 38 Grad Außentemperatur um 11 Uhr vormittags. Auf eine Klimaanlage im Prüfungsraum wagte ich erst gar nicht zu hoffen. Das würde sicher ein großer Spaß werden, mit Hosenanzug, Blaser und langärmliger Bluse… Aber es ging kein Weg daran vorbei. Ich hatte alles perfekt inszeniert und musste da jetzt durch. Was die Verkehrssituation anging, hatte ich zum Glück knapp eine Stunde zusätzlich eingeplant. Was sich auch als sehr gut herausstellte, als wir auf der Autobahn in einen Stau gerieten.

 

Pünktlich, betrat ich den Warteraum bei der IHK.

Um mich rum zwei sehr gestresst wirkende Mitprüflinge, die auf ihr Ergebnis warteten. „Bloß nicht von den anderen nervös machen lassen“ betete ich mir Mantra-artig vor. Die beiden wurden in die Prüfungsräume gerufen und bekamen ihre Ergebnisse. Einer hatte knapp bestanden, der andere war durchgefallen (neues Mantra: „Es war seine Prüfung, NICHT meine!!!“). Nun war ich an der Reihe.

 

Drei Damen vom Prüfungsausschuss…

stellten sich mir sehr freundlich vor und baten mich, mich einzurichten. Es war wirklich unglaublich heiß in dem Raum. Ich wägte alle Optionen gegeneinander ab und entschied mich, dem Prüfungsausschuss zu erklären, dass wir in unserem Unternehmen klimatisierte Konferenzräume haben, in denen ich meinen Blaser nicht ausziehen würde (das gehört sich einfach nicht bei einer Präsentation vor der Geschäftsführung!), ich jedoch bei diesen Raumtemperaturen um Nachsicht bitte, wenn ich das jetzt doch tue. Damit war das Eis, ehr durch Zufall und ein kleines bisschen Berechnung, gebrochen. Die Prüferinnen hatten größtes Verständnis dafür und lobten diese Anmerkung später bei der Ergebnisverkündung.

 

Ich hielt meinen Vortag und stellte mich den kritischen Fragen des Ausschusses.

Nach dreißig Minuten war alles vorbei und der für ich schlimmste Teil der Prüfung begann. Warten… Mit der Ungewissheit, ob ich mein Ziel erreicht hatte. Eine gefühlte Ewigkeit…
Realistisch betrachtet allerding nur 10 Minuten 😉. Ich wurde von einer streng schauenden Prüferin in den Prüfungsraum zurück gebeten. Ein Augenblick des Zweifels… Schaut sie immer so oder war es wiedererwarten schlecht?!

 

Die vorsitzende Prüferin sagte zu mir…

„Ich darf Ihnen als erste herzlich zu dieser Prüfungsleistung gratulieren! Ihr Arbeitgeber kann stolz auf so eine Mitarbeiterin und so ein Konzept sein. 100 Punkte. Wir waren uns alle einig. Die Präsentation, die Art des Vortrags, die Inhalte und ihre Verteidigung des Konzepts. Das hat alles zu 100% gepasst.“

UNGLAUBLICH!!! Ich war im ersten Moment sprachlos. Das passiert mir eigentlich ehr selten. Aber mit so einem guten Ergebnis hatte ich wirklich nicht gerechnet. Ich hatte mein Ziel erreicht! Eine 1,0 in der mündlichen Prüfung. Eine 1 vor dem Komma in der Gesamtwertung aller Prüfungen. Damit hatte ich alles erreicht, was ich mir vorgenommen hatte. Prüfung bestanden, sehr gutes Zeugnis und ein Ticket zur Besten Ehrung.

All die Arbeit, all die Mühen, die zwischenzeitliche Verzweiflung, die Tränen und der Verzicht hatten sich gelohnt. Zieleinlauf beim Marathon auf den ersten Plätzen. Eigentlich auf dem ersten Platz, wie sich später rausstellte. Ich war bei der Ehrung die einzige Personalfachkauffrau aus dem gesamten Prüfungsjahr. Und es war eine grandiose, unvergessliche Veranstaltung 😊

Der Fairness halber verriet ich den Prüferinnen übrigens noch, dass ich gar nicht für das Unternehmen arbeitete, welches ich in der Präsentation benutzt hatte. Es war so gut inszeniert, dass es allen logisch und glaubhaft erschien. Und, nur fürs Protokoll, es ist nach Prüfungsordnung erlaubt ein Unternehmen zu erfinden oder ein bestehendes auszuwählen, in dem man gar nicht selbst arbeitet.

 

Wie könnt ihr eure Prüfung bestehen?

Erstens: Macht euch mit der Prüfungsordnung vertraut. Ihr werdet feststellen, dass vieles leichter wird, wenn man erst einmal den Modus operandi des Fachgesprächs verstanden hat.

Zweitens: Wählt zwei Themen aus, die euch am Herzen liegen, für die ihr kämpfen würdet! Arbeitet euch zu den Tiefen des finalen Themas vor, macht euch bis in die letzte Ecke damit vertraut und werdet Spezialist dafür.

Drittens: Wählt oder konstruiert ein Unternehmen, was zu eurer gewählten Problemstellung passt. Die betriebliche Problemstellung ist das Thema, nicht das Unternehmen!

Viertens: Kommt frühzeitig aus eurer Comfortzone der Aufschieberitis heraus. Das schont am Ende eure Nerven und lässt euch Freiheit. Die Arbeit bleibt die gleiche. Nur mit weniger Stress.

Fünftens: Sucht euch jemanden, dem ihr eure Präsentation vortragen könnt. Bestenfalls jemanden, der fachlich Ahnung vom Thema hat.

Sechstens: Denkt frühzeitig drüber nach, ob ein Coaching für euch hilfreich sein kann. Auch wenn ich zwischendurch damit gehadert habe, war es die beste Entscheidung im Zusammenhang mit dieser Prüfung, das Coaching in Anspruch zu nehmen. Es hat mir sehr viel im Bezug auf Selbst- und Fremdwahrnehmung geberacht und mich fachlich nochmal ein gutes Stück nach vorne gebracht. In dem Zusammenhang möchte ich auch noch einen großen Dank an Andreas Schüler aussprechen, der mich genau am richtigen Punkt abgeholt hat, mich immer wieder mit neuen Sichtweisen versorgt hat und mich auf genau den richtigen Weg gebracht hat selber zu entwickeln anstatt nur das gehörte aufzuschreiben. Genau so wie es ein guter Coach tun sollte.

Ich wünsche euch viel Erfolg und Durchhaltevermögen für eure anstehenden Herausforderungen.

Liebe Grüße, Tina

 

Video: Mündliche Prüfung – live – Präsentation und Fachgespräch

 

Selbstsicher und souverän die mündliche IHK-Prüfung bestehen? Mit zwei IHK-Checklisten: Grobkonzept und Präsentation. Was erwarten die Prüfer? Worauf kommt es an?

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