Wie Sie Auszubildende zeitsparend ausbilden

Warum kaum Zeit für Auszubildende bleibt und was am meisten stört. Erfahren Sie hier Tipps, wie Sie sich als Ausbilder wertvolle Zeit für Ihre Kernaufgaben schaffen. Gleichzeitig werden Ihre Auszubildenden selbstständiger und entlasten somit die Fachkräfte.

Auszubildende

Warum kaum Zeit für Auszubildende bleibt?

In rund 80 Prozent der Unternehmen, vor allem in kleinen und mittleren Betrieben, kümmern sich nämlich ausbildende Fachkräfte bzw. Ausbildungsbeauftragte ohne AEVO-Prüfung neben ihrer eigentlichen Tätigkeit um die berufliche Ausbildung. Unter dem Strich ist nur eine Minderheit als hauptamtliche Ausbilder beschäftigt.

Nebenberufliche Ausbilder müssen in einer besonderen Situation mit ihren Arbeitsaufgaben zurechtkommen: Einmal sind sie voll verantwortlich für die Erbringung ihrer Arbeitsleistung an ihrem Arbeitsplatz, zusätzlich sollen sie dort eine vernünftige inhaltliche und persönliche Unterstützung der Ausbildung leisten. Auszubildende zu interessieren, zu motivieren, zu engagiertem Handeln anzuleiten etc. ist keine leichte Aufgabe. Oft kommt hier aus praktischen Gründen die Ausbildungsaufgabe zu kurz.

 

Was ausbildende Fachkräfte am meisten stört.

Die Betreuung von Auszubildenden ist zwar eine spannende und interessante Aufgabe, erfordert aber Ihren zeitlichen Einsatz, der oft nicht honoriert wird. Eine gute Menschenkenntnis und Sozialkompetenz sind die Bausteine für erfolgreiches Führen von Auszubildenden. Allerdings übernehmen ausbildende Fachkräfte gleichzeitig auch eine Führungsaufgabe und viel Verantwortung. Manchmal zu viel, denn die Anforderungen sind umfangreich. Die verschiedenen Identitäten und Rollen, die eine ausbildende Fachkraft gleichzeitig hat, sind manchmal nervend.

 

Darf ich offen mit Ihnen sprechen?

So sprach letztens ein Ausbildungsbetreuer seinen Chef an. Er begann das Gespräch: “Darf ich offen mit Ihnen sprechen? Ich fühle mich nicht wohl.“ Im weiteren Gesprächsverlauf stellte sich heraus, dass der Ausbildungsbetreuer durch seine vielfältigen Rollen erheblich unter Druck steht und noch keinen geeigneten Weg gefunden hat mit dem Stress umzugehen. Er betonte, dass es ihm darum geht sein Gleichgewicht zwischen Gesundheit, Arbeits- und Privatleben wiederzugewinnen. Er will wieder mehr Lebendigkeit und Freude bei der täglichen Arbeit mit seinen Auszubildenden erleben.

Was würden Sie in dieser Situation empfehlen?

Klar, die verschiedenen Identitäten und Rollen, die eine ausbildende Fachkraft gleichzeitig hat, sind manchmal nervend. Bleibt Stress lange bestehen, kann es zu psychischen und körperlichen Erkrankungen führen. Genau das gilt es zu vermeiden. Viele Chefs bestätigen, dass sie durchaus ein offenes Ohr haben für die Sorgen Ihrer Mitarbeiter.

Oft ist es den Chefs gar nicht bewusst, welche Rollen ihre ausbildenden Fachkräfte übernehmen und welche Erwartungen in sie gesetzt werden. Heute geht es immer mehr um Entwicklungsarbeit von Auszubildenden. Der rein fachliche Expertenstatus reicht einfach nicht mehr aus. Die individuelle Betreuung der Auszubildenden steht im Vordergrund. Denn, unzufriedene Azubis will keiner. Dadurch werden im schlimmsten Fall Ausbildungsabbrüche provoziert.

 

Tipp 1 – Workshops zum Thema: „Ausbilden am Arbeitsplatz“

Ausbildende Fachkräfte übernehmen Führung für Ihre Auszubildenden und wir alle wissen, dass eine Vorbildfunktion nicht immer leicht einzuhalten ist. Deshalb bieten wir Workshops zu folgenden Themen an:

  • Umgang mit der Doppelfunktion: berufliche Tätigkeit und nebenberuflicher Ausbilder
  • Persönliches Zeitmanagement für die zusätzliche Ausbildungsaufgabe
  • Rolle und das Selbstverständnis der Fachkräfte, Ausbildungsbeauftragten und Ausbilder
  • Selbstorganisiertes Lernen und praxisnahe Methoden für Auszubildende der Gen Z

Unter dem Strich werden Ihre Azubis dadurch zu leistungsfähigen Fachkräften. Fachkräfte, die demzufolge Lust und Spaß haben nach der Ausbildung im Unternehmen zu bleiben. Immerhin erhöht das die Arbeitszufriedenheit und bringt ein gutes Betriebsklima in Ihren Ausbildungsbetrieb.

 

Kleine Übung

Welche der folgenden Fragen können Sie spontan mit “Ja” beantworten.

  • Gehe ich auf die Bedürfnisse meiner Auszubildenden ein?
  • Gewähre ich meinen Auszubildenden die erforderliche Rückmeldung?
  • Weiß ich, warum Auszubildende zur mir oder auch nicht zur mir kommen?
  • Halte ich meine Auszubildenden zum Mitdenken und zu Eigeninitiative an?
  • Nutze ich Fehler meiner Auszubildenden als Orientierungshilfe?
  • Frage ich nicht nach dem Schuldigen, sondern nach der Fehlerquelle?
  • Lasse ich meine Auszubildenden wissen, ob ich mit ihrer Leistung zufrieden bin?

 

Mal ehrlich: „Würden Sie als ausbildende Fachkraft gerne mehr Wertschätzung für Ihre Arbeit erfahren?“ Sprechen Sie mich gerne an, wenn es darum geht, Sie in Ihrer Position zu unterstützen.

 

Andreas Schüler
Trainer für Ausbilder
Berufspädagoge (IHK)

 

Tipp 2 – So setzen Sie ihre Prioritäten richtig

Jeder um uns herum will alles sofort und am liebsten schon vorgestern. So entsteht der Irrglauben, dass, wenn wir einfach alles beschleunigen, wir letztendlich auch alles erreichen können.

Die entscheidende Ursache für mangelnde Effektivität im persönlichen Zeitmanagement liegt im täglichen Diktat der Dringlichkeit. Dringlichkeit steht für: Termindruck, Stress, Frust, Krisen, Soforterledigung, Unterbrechung, Fremdsteuerung, Aktionismus und Tagesgeschehen. Nach dem Eisenhower-Prinzip ergibt sich folgendes Prioritätenmanagement:

Priorität = A – Aufgaben | Wichtige und zugleich dringende Aktivitäten müssen sofort und meistens von einem selbst in Angriff genommen werden. Es handelt sich um kritische Situationen, Probleme oder sogar Krisen, denn Wichtiges sollte nie eilig und unter hohem Zeitdruck erledigt werden.

Priorität = B – Aufgaben | Wichtige, aber nicht dringende Aktivitäten werden meist auf die lange Bank geschoben, bis sie irgendwann “dringend” werden und zu “Hauruck”-Aktionen auf den letzten Drücker mutieren. Sie sollten besser geplant und rechtzeitig terminiert werden.

Priorität = C – Aufgaben | Dringende, aber unwichtige Aktivitäten nehmen durchgängig den größten Teil des Zeitbudgets in Anspruch. Hier stecken die größten Zeitreserven für mehr Effektivität. Dringende, aber unwichtige Aufgaben sollten soweit wie möglich reduziert, eliminiert oder delegiert werden.

Priorität = Papierkorb | Was weder wichtig noch dringend erscheint, kann im Grunde genommen vernachlässigt werden und getrost in den Papierkorb befördert werden. Stellt es sich im Nachhinein doch noch als wichtig oder dringend heraus, wird schon jemand danach fragen oder mahnen.

Kleine Übung

Gehen Sie im Geiste noch einmal die letzte Woche durch! Schreiben Sie auf, was Sie alles gemacht haben (inkl. Pausen usw.)! Welche Tätigkeiten waren ABC und P-Aufgaben? Beantworten Sie folgende Fragen.

  • Was hat mich bislang daran gehindert mir mehr Zeit für die B-Aufgaben zu nehmen?
  • Was waren die Aufgaben, mit denen ich den größten Nutzen erzielt habe?
  • Welche Aufgaben kann ich in Zukunft delegieren?
  • Was kann ich heute tun, um mehr Zeit für meine B-Aufgaben zu schaffen?

 

Tipp 3 – Steuern Sie Ihre individuelle Work-Life-Balance aus

Im Rahmen seiner Salutogenese-Studien entwickelte Dr. Nossrat Peseschkian das Lebens-Balance-Modell. Die Salutogenese untersucht, warum und wie die Menschen gesund bleiben – im Unterschied zur Pathogenese, die sich damit beschäftigt, warum Menschen krank werden. Das Lebens-Balance-Modell sagt aus, dass wir dann zufrieden und langfristig belastbar sind, wenn die folgenden vier Lebensbereiche ausbalanciert sind.

Leistung & Beruf | Hohes Engagement in Arbeit und Beruf, ein ausgeprägtes Verantwortungsgefühl für übernommene Aufgaben und der Wunsch sich beruflich weiterzuentwickeln, prägen diesen Lebensbereich. Durch die Hingabe zu einem schönen Beruf, Geld und Erfolg entwickeln sich Wohlstand und Vermögen.

Körper & Gesundheit | Ob Laufen, Schwimmen, Bergsteigen, Golf oder Fußball spielen – sich zu bewegen kann Freude machen. Aber auch Erholung und Entspannung, wie z.B. Massage, Sauna, Yoga oder Meditation sorgen für eine gute Gesundheit. Mit einer ausgeglichenen Ernährung entwickelt sich eine gesunde Lebensführung mit einer hohen Lebenserwartung.

Beziehungen & Familie | Qualitativ hochwertige Kontakte zum Lebenspartner, zu den Kindern, Eltern, Freunden, Arbeitskollegen und Nachbarn stellen emotionale Zuwendung und Anerkennung sicher. Durch Familienaktivitäten, gute Gespräche, gemeinsamen Spaß und den Aufbau eines Kontaktnetzwerkes wird dieser Bereich bewusst gepflegt.

Sinn & Werte | Der Glaube, die Liebe zum Menschen, politische Überzeugungen, Umweltbewusstsein, Zukunftsfragen, philosophische Gedanken und eine starke Werteorientierung bestimmen die Motivation für unser Handeln. Individuelle Selbstverwirklichung und glückliche Erfüllung geben einen tiefen und nachhaltigen Sinn im Leben.

 

Kleine Übung

Wie gut sind Sie ausbalanciert? Ausgehend von 100% für alle 4 Lebensbereiche. Welche Aufteilung würden Sie aktuell in Ihrem Leben vornehmen?

Leistung & Beruf               __________%
Beziehungen & Familie     __________%
Körper & Gesundheit        __________%
Sinn & Werte                     __________%

 

Mal ehrlich: „Würden Sie als ausbildende Fachkraft gerne die Balance zwischen Ihren eigentlichen Kernaufgaben und Ihrer Ausbildungsaufgabe hinbekommen?“ Sprechen Sie mich gerne an, wenn es darum geht, Sie in Ihrem persönlichen Zeitmanagement zu unterstützen.

 

Andreas Schüler
Trainer für Ausbilder
Berufspädagoge (IHK)

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