Diese wichtigen rechtlichen Grundlagen müssen Personaler kennen
Grundsätzlich gilt, dass die Bezahlung von Auszubildenden im sogenannten Berufsbildungsgesetz (BBiG) behandelt wird, weshalb sich Personaler intensiv mit diesem Gesetz auseinandersetzen sollten. Dabei muss jedoch berücksichtigt werden, dass es für bestimmte Branchen eigene Regelungen gibt. Gehen Auszubildende einer Tätigkeit im handwerklichen Bereich nach, greift zum Teil die Handwerksordnung (HandwO), bei Ausübung eines Pflegeberufs hingegen greift das Pflegeberufegesetz.
Es gibt außerdem einige Sonderregelungen, die gelten, wenn Auszubildende bisher nicht das Erwachsenenalter erreicht haben. Auf die Arbeitszeit angerechnet werden müssen unter anderem Unterrichtszeiten samt Pausen und sofern es keine anderslautende Vereinbarung gibt, ist es Auszubildenden nicht erlaubt, in der Woche mehr als 40 Arbeitsstunden abzuleisten. Für den Krankheitsfall eines Auszubildenden gilt, dass die Vergütung über einen Zeitraum von bis zu sechs Wochen weitergezahlt werden muss.
Welche Bedeutung hat der Mindestlohn für die Lohnabrechnung von Auszubildenden?
Dem Mindestlohn kommt eine besondere Rolle bei der Lohnabrechnung von Auszubildenden zu, was daran liegt, dass dieser seit dem 1. Januar 2020 auch für Auszubildende gilt. Das bedeutet, dass Auszubildende Anspruch auf ein monatliches Bruttogehalt in Höhe von 649 Euro haben, wobei es Ausnahmen zu berücksichtigen gilt, die durch bestimmte Gesetze sowie gesonderte Tarifverträge entstehen können. Es ist geplant, dass die Mindestgrenze in Zukunft weiter angehoben wird, aktuell beläuft sich das monatliche Mindestgehalt, das an Auszubildende in den Folgejahren nach Absolvierung des ersten Jahres auszuzahlen ist, aber auf die folgenden Beträge:
- Zweites Jahr: 766 Euro
- Drittes Jahr: 876 Euro
- Viertes Jahr: 909 Euro
Da das Mindestlohngesetz bis Ende 2019 ausschließlich für studentische Aushilfen und Minijobber galt und nicht für Auszubildende, haben Auszubildende nur dann Anspruch auf Auszahlung des Mindestlohns, wenn die Ausbildung im Jahr 2020 oder später begonnen hat. Personaler müssen bei der Auszahlung eines Ausbildungsgehalts an Auszubildende unter Umständen bestimmte Tarifregelungen einhalten, die von Ausbildungsjahr und Branche abhängig sind. Es ist eine gesonderte Berechnung von Überstunden erforderlich, wobei eine Alternative im Freizeitausgleich besteht.
Das gilt es bezüglich der Vergütungsstruktur von Auszubildenden zu wissen
Wichtig zu wissen ist, dass sich die Vergütung von Auszubildenden nicht ausschließlich nach dem Alter richtet, sondern auch die Dauer der Ausbildung eine wesentliche Rolle spielt. Grundsätzlich gilt, dass die Vergütung innerhalb der Ausbildung einmal pro Jahr erhöht wird, wobei dies in § 17 BBiG festgelegt wurde. Für den Fall, dass bestimmte Sachleistungen, wie die Bereitstellung einer Unterkunft oder von Verpflegung, auf die Vergütung des Auszubildenden angerechnet werden, darf die Gesamtvergütung nur zu maximal 75 Prozent angerechnet werden. Mindestens ein Viertel muss anrechnungsfrei bleiben.
Förderung des Vertrauens und der Motivation von Auszubildenden
Eine korrekte sowie transparente Lohnabrechnung sorgt dafür, dass das Vertrauen von Auszubildenden in den jeweiligen Betrieb steigt. Grund hierfür ist, dass die Auszubildenden nachvollziehen können, aus welchen Bestandteilen sich die Vergütung zusammensetzt, warum es zu Abzügen kommt und inwiefern diese erforderlich sind. Neben dem Vertrauen können Personaler auch die Motivation von Auszubildenden steigern, indem sie eine korrekte und effiziente Lohnabrechnung in den Betriebsalltag integrieren. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass Auszubildende stets pünktlich ihren Lohn erhalten, sodass sie das Unternehmen als seriös wahrnehmen und sich wertgeschätzt fühlen. Dies kann sich auch positiv auf die Leistungsbereitschaft auswirken, sodass die Auszubildenden gewissenhaft ihrer Arbeit nachgehen. Besonders motiviert sind Auszubildende in der Regel, wenn der Arbeitgeber eine gewisse Förderbereitschaft im Rahmen eines Förderplans signalisiert.
Welchen Einfluss digitale Tools auf die Lohnabrechnung von Auszubildenden nehmen
Personaler können die Effizienz innerhalb der Lohnabrechnung deutlich erhöhen, indem ein modernes Lohnabrechnungsprogramm in den Betriebsalltag integriert wird. Hierdurch lässt sich die Produktivität buchhalterischer Prozesse enorm steigern, da eine Vielzahl an Arbeitsabläufen automatisiert werden kann. Ein weiterer positiver Effekt der Nutzung einer modernen Buchhaltungssoftware besteht darin, dass die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert wird, weil nur noch eine geringe Anzahl an Prozessen manuell von Mitarbeitern abgewickelt wird.
Zusätzlich kann eine moderne Lohnabrechnungssoftware dafür sorgen, dass bei der Berechnung von Gehältern alle aktuellen gesetzlichen Regelungen eingehalten werden, sodass eine gewisse Compliance gewährleistet ist. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge werden automatisch in korrekter Höhe abgeführt, so wie es sämtliche bestehende Gesetze vorgeben. Dementsprechend profitieren sowohl Mitarbeiter als auch Auszubildende dahingehend, dass sie ihr Gehalt pünktlich und in korrekter Höhe erhalten.
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