Was ist beim Management by Delegation zu beachten?

Delegieren ist doch easy?!

Katharina: Beim letzten Mal haben wir ja sehr gute Tipps für das Führen nach dem Prinzip: Management by Objectives kennen gelernt. Gut, dass es heute weiter geht mit dem Management by Delegation.

Marcel: Delegieren ist doch easy. Einfach die Arbeit dem Mitarbeiter übergeben und fertig.

Silke: Na so einfach ist das nicht. Delegieren bedeutet doch, Arbeiten von einer „höheren Ebene“ auf eine „niedrigere“ abzugeben. Dabei muss dem Mitarbeiter ein klar abgegrenzter Aufgabenbereich mit entsprechender Verantwortung und Kompetenz übertragen
werden.

Das Harzburger Modell nach Höhn

Andreas: Gut auf den Punkt gebracht. Es geht also um das Führen durch Übertragung von Kompetenzen. Denn nach dem Harzburger Modell von Höhn gehören Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz in eine Hand.

Marcel: Warum das denn?

Andreas: Höhn wollte in den 1950er Jahren den autoritären Führungsstil in der Nachkriegszeit überwinden und wollte eine menschenorientierte Führung. Denn, wenn die Führungskraft beim autoritären Führen den Mitarbeiter ständig kontrollieren muss, dann ist sie den ganzen Tag damit beschäftigt. Deshalb fördert Management by Delegation die Eigeninitiative, Leistungsmotivation und Verantwortungsbereitschaft der Mitarbeiter.

Wie erteile ich als Führungskraft  die Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz?

Marcel: Verstehe. Und wie erteile ich als Führungskraft nun die Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz an meinen Mitarbeiter?

Katharina: Bei den Aufgaben würde ich Unterscheiden, welche delegierbar sind und welche nicht.

Was sind sind delegierbare und nicht-delegierbare Aufgaben?

Silke: Ja, und ich würde zum Beispiel Routineaufgaben, Detailaufgaben und vorbereitende Aufgaben, die als Grundlage für Entscheidungen dienen an meine Mitarbeiter delegieren.

Marcel: Und welche Aufgaben sind nicht delegierbar?

Katharina: Zum Beispiel die Einstellung, Abmahnung und Entlassung von Mitarbeitern. Die Führung und Motivation der Mitarbeiter und die Leistungsbeurteilung.

Marcel: Stimmt, das ist zwar selbstverständlich, aber wichtig zu unterscheiden.

Andreas: Eine Aufgabe kann allerdings nur dann erwartungsgemäß abgewickelt werden, wenn den Mitarbeitern zugleich die Befugnisse eingeräumt werden, die für die Lösung der übertragenen Aufgaben erforderlich sind. Das meint die Delegation von Kompetenzen.

Gibt es unterschiedliche Kompetenzarten im Management by Delegation?

Silke: Gibt es da unterschiedliche Arten der Kompetenz im Management by Delegation?

Andreas: Grundlegend werden zwei Kompetenzarten unterschieden. Die sach- und die personenbezogene Kompetenz.

Katharina: Und um was geht es bei der sachbezogenen Kompetenz?

Andreas: Sie ist die fachliche Zuständigkeit, z. B. aufgrund besonderer Fachkenntnisse und Fertigkeiten, über die ein Vorgesetzter oder Mitarbeiter verfügt, und bildet die Basis für die Befugnis, Maßnahmen im Sinne des Unternehmens ergreifen zu können.

Silke: Und die personenbezogene Kompetenz?

Andreas: Mit ihr wird die persönliche Zuständigkeit für die Erfüllung der Aufgaben festgelegt. Für deren ordnungsgemäße Bewältigung trägt die befugte Person die Verantwortung. Ohne die Befugnis ist sie nicht verantwortlich zu machen.

Marcel: Klingt einleuchtend. Gibt es noch andere Kompetenzen, die übertragen werden können?

Andreas: Ja, zum Beispiel die Entscheidungskompetenz, Weisungskompetenz, Verpflichtungskompetenz, Verfügungskompetenz, Informationskompetenz oder Vertretungskompetenz.

Marcel: Man oh man. Das ist ja jede Menge.

Andreas: Für die schriftliche Prüfung reicht es aus, wenn ihr die sach- und die personenbezogene Kompetenzen beschreiben könnt.

Katharina: Jetzt haben wir die Aufgaben und Kompetenzen beim Management by Delegation besprochen. Was ist zu der Übertragung von Verantwortung an den Mitarbeiter zu sagen?

Was ist zu der Übertragung von Verantwortung an den Mitarbeiter zu sagen?

Andreas: Die Mitarbeiter tragen die Verantwortung für die Durchführung der übertragenen Aufgaben, die sogenannte Handlungsverantwortung. Die Verantwortung bezieht sich auf erfolgreiches wie auch erfolgloses Handeln.

Silke: Und welche Verantwortungsbereiche beim Delegieren liegen zum einen beim Mitarbeiter und zum anderen bei der Führungskraft?

Andreas: Der Mitarbeiter trägt die Handlungsverantwortung, d. h., er ist für all das verantwortlich, was er in seinem Delegationsbereich tut oder zu tun unterlässt, wie

• im Rahmen des Delegationsbereichs selbständig zu handeln und zu entscheiden,
• den Vorgesetzten in außergewöhnlichen Fällen zu konsultieren, und
• den Vorgesetzten unaufgefordert über den delegierten Bereich zu informieren.

Und welcher Verantwortungsbereich liegt bei der Führungskraft?

Marcel: Und welcher Verantwortungsbereich liegt bei der Führungskraft?

Andreas: Der Vorgesetzte trägt die Führungsverantwortung, d. h., er trägt die Verantwortung dafür, dass er seine Pflichten gegenüber seinen Mitarbeitern erfüllt, wie

• den Mitarbeitern Ziele setzen und die Schwerpunkte ihrer Tätigkeit bestimmen,
• dafür zu sorgen, dass die ihm unterstellten Bereiche mit entsprechend qualifizierten Mitarbeitern besetzt werden, und
• die Mitarbeiter über alles informieren, was ihren Aufgabenbereich betrifft.

Katharina: Andreas, gibt es eine typische Prüfungsaufgabe zum Thema: Management by Delegation, die dir noch in Erinnerung geblieben ist?

Andreas: Lass mal überlegen. Ja, es gab mal eine Frage. Welche Voraussetzungen benötigt eine Führungskraft für eine sinnvolle Delegation?

Welche Voraussetzungen benötigt eine Führungskraft für eine sinnvolle Delegation?

Katharina: Und was wäre eine richtige Antwort auf diese Frage?

Andreas: Eine Führungskraft benötigt zum effektiven Delegieren:

• Die Bereitschaft, Aufgabe, Zielsetzung plus dazugehörende Verantwortung und Entscheidungsrahmen an Mitarbeiter zu delegieren.
• Kenntnis um die vorhandenen Mitarbeiterpotenziale und Vertrauen zu den Mitarbeitern.
• Mitarbeiter entsprechend (auch organisatorisch) vorzubereiten und zu unterstützen, damit die Aufgaben mit dem jeweiligen Qualitätsstandard erfüllt werden.
• Und keine Rückdelegation durch den Mitarbeiter zuzulassen.

Marcel: Gut, dass wir hier mal die vielen Beispiele besprochen haben.

Video: Was ist beim Management by Delegation zu beachten?