Beurteilungsgespräche als Chance zur Entwicklung statt als Prüfungssituation
Kennst Du das? Der Termin für das Beurteilungsgespräch mit deinem Azubi steht an, und schon macht sich ein mulmiges Gefühl breit – nicht nur bei deinem Auszubildenden, sondern auch bei Dir selbst. Viele Ausbilder empfinden Beurteilungsgespräche als unangenehme Pflicht, die sie am liebsten schnell abhaken würden. Dabei liegt genau hier eine der wertvollsten Chancen, um deine Azubis nachhaltig in ihrer Entwicklung zu fördern und eine vertrauensvolle Ausbildungsbeziehung aufzubauen.
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Beurteilungsgespräche von einer gefürchteten Prüfungssituation in ein wertvolles Entwicklungsinstrument verwandelst. Wir betrachten, worauf es bei der Vorbereitung ankommt, wie Du eine konstruktive Gesprächsatmosphäre schaffst und mit welchen konkreten Techniken Du Feedback so vermittelst, dass es tatsächlich ankommt und wirkt.
Was macht ein gutes Beurteilungsgespräch aus?
Definition und Zielsetzung
Ein Beurteilungsgespräch ist weit mehr als eine einseitige Leistungsbewertung. Es ist ein strukturierter Dialog zwischen Dir als Ausbilder und deinem Azubi, in dem ihr gemeinsam Leistungen, Stärken und Entwicklungsfelder reflektiert. Das übergeordnete Ziel ist nicht die Bewertung um ihrer selbst willen, sondern die gezielte Förderung und Weiterentwicklung deines Auszubildenden.
Anders als oft angenommen, geht es beim Beurteilungsgespräch nicht primär darum, Noten zu verteilen oder Defizite aufzulisten. Vielmehr sollte es ein Instrument sein, um: Orientierung zu geben und Transparenz zu schaffen, Erfolge sichtbar zu machen und wertzuschätzen, konkrete Entwicklungspotenziale zu identifizieren, gemeinsam die nächsten Lernschritte zu planen und die Ausbildungsbeziehung zu stärken.
Rechtlicher Rahmen und Einordnung in den Ausbildungsprozess
Beurteilungsgespräche sind nicht explizit im Berufsbildungsgesetz vorgeschrieben, haben sich jedoch als Best Practice in der Ausbildung etabliert. Sie ergänzen die gesetzlich geforderten Ausbildungsnachweise und bieten eine strukturierte Möglichkeit, den Ausbildungserfolg regelmäßig zu überprüfen und zu dokumentieren. Experten der Berufsbildung empfehlen, Beurteilungsgespräche mindestens halbjährlich durchzuführen, idealerweise aber nach jedem wichtigen Ausbildungsabschnitt oder Abteilungswechsel.
Die richtige Vorbereitung: Der Schlüssel zum erfolgreichen Gespräch
Für dich als Ausbilder
Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg des Beurteilungsgesprächs. Sammle vorab alle relevanten Informationen: Dokumentierte Leistungen und Arbeitsergebnisse, Feedback von Kollegen und anderen Ausbildern, Notizen zu beobachteten Verhaltensweisen und Entwicklungen, vorherige Zielvereinbarungen und deren Umsetzungsgrad. Wichtig: Stütze deine Beurteilung auf konkrete Beobachtungen und Fakten, nicht auf vage Eindrücke oder Hörensagen. Bereite Beispiele vor, die deine Einschätzungen belegen.
Für den Azubi
Ebenso wichtig ist es, deinen Azubi angemessen auf das Gespräch vorzubereiten: Kündige den Termin rechtzeitig an (mindestens eine Woche im Voraus), erkläre Zweck und Ablauf des Gesprächs, gib ihm einen Selbsteinschätzungsbogen an die Hand, ermutige ihn, sich selbst zu reflektieren und Fragen vorzubereiten.
Ein Selbsteinschätzungsbogen kann beispielsweise folgende Punkte umfassen: Welche Aufgaben und Projekte habe ich in diesem Zeitraum bearbeitet? Was ist mir besonders gut gelungen? Wo hatte ich Schwierigkeiten? Welche Unterstützung wünsche ich mir? Welche Ziele möchte ich im nächsten Abschnitt erreichen?
Die Durchführung: So gestaltest du ein konstruktives Gespräch
Rahmen und Atmosphäre schaffen
Der Rahmen, in dem das Gespräch stattfindet, beeinflusst maßgeblich dessen Verlauf und Ergebnis: Wähle einen ruhigen, ungestörten Raum, plane ausreichend Zeit ein (30-60 Minuten), sorge für eine angenehme Atmosphäre (Getränke anbieten, Sitzordnung überdenken), schalte Dein Telefon aus und verhindere Störungen und beginne mit einer kurzen Aufwärmphase, um Nervosität abzubauen.
Gesprächsstruktur und Ablauf
Ein klarer Ablauf gibt beiden Seiten Sicherheit. Ein bewährtes Modell umfasst diese Phasen:
Einstieg und Orientierung: Begrüßung und kurzes Ankommen, Erläuterung von Ziel und Ablauf des Gesprächs und Zeitrahmen abstecken.
Selbsteinschätzung des Azubis: Raum für die eigene Wahrnehmung geben, Aktiv zuhören und nachfragen und Wertschätzung für die Selbstreflexion ausdrücken.
Deine Fremdeinschätzung: Strukturiertes Feedback zu verschiedenen Kompetenzbereichen, konkrete Beispiele nennen und Stärken hervorheben und Entwicklungsfelder konstruktiv ansprechen.
Dialog und Abgleich: Gemeinsamkeiten und Unterschiede in den Wahrnehmungen besprechen, bei Diskrepanzen: nach Ursachen suchen, nicht auf „Recht haben“ beharren und gemeinsames Verständnis entwickeln.
Zielvereinbarung und nächste Schritte: Konkrete, erreichbare Ziele für den nächsten Zeitraum festlegen, Unterstützungsangebote formulieren und Maßnahmen und Zeitplan vereinbaren.
Abschluss: Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, Klärung offener Fragen und positiver Ausblick.
Feedback geben, das wirklich ankommt
Die Kunst der konstruktiven Rückmeldung
Feedback ist das Herzstück des Beurteilungsgesprächs – und gleichzeitig die größte Herausforderung. Damit deine Rückmeldungen tatsächlich ankommen und Entwicklung fördern, beachte folgende Prinzipien:
Beschreibend statt bewertend: „Ich habe beobachtet, dass…“ statt „Du bist unzuverlässig.“ Konkret statt allgemein: „In den letzten drei Wochen warst du zweimal unpünktlich“ statt „Du kommst immer zu spät.“ Verhalten fokussieren, nicht die Person: „Die Art, wie du mit dem Kunden gesprochen hast, kam nicht gut an“ statt „Du kannst nicht mit Kunden umgehen.“ Veränderbare Aspekte ansprechen: Konzentriere dich auf Verhaltensweisen, die der Azubi tatsächlich ändern kann. Balance wahren: Sprich sowohl Stärken als auch Entwicklungsfelder an.
Die Sandwich-Methode – überholt oder sinnvoll?
Die klassische Sandwich-Methode (Positives – Kritik – Positives) wird heute kontrovers diskutiert. Während sie die Kritik vermeintlich abfedert, kann sie auch dazu führen, dass die eigentliche Botschaft verwässert wird oder das positive Feedback unglaubwürdig wirkt.
Sinnvoller ist oft ein direkter, aber wertschätzender Ansatz: Beginne mit einer offenen Frage zur Selbsteinschätzung, gib dann ehrliches, spezifisches Feedback zu Stärken und Entwicklungsfeldern, stelle sicher, dass beides in einem angemessenen Verhältnis steht und fokussiere auf Lösungen und Entwicklungsmöglichkeiten.
Typische Herausforderungen und wie Du sie meisterst
Umgang mit Widerstand und schwierigen Gesprächen
Nicht immer werden deine Rückmeldungen dankbar angenommen. Typische Reaktionen sind: Rechtfertigung und Ausreden, Abwehr und Schuldzuweisungen an andere, Emotionale Reaktionen wie Tränen oder Wut und Rückzug und Schweigen. So kannst Du damit umgehen: Bleibe ruhig und sachlich, zeige Verständnis für emotionale Reaktionen, hinterfrage Rechtfertigungen behutsam, führe zurück zur Sachebene, ohne Gefühle zu ignorieren und mache bei starken emotionalen Reaktionen eine kurze Pause.
Die Generation Z verstehen und erreichen
Die heutige Azubi-Generation tickt anders als frühere. Generation Z und Alpha legen oft großen Wert auf: Regelmäßiges, unmittelbares Feedback, Sinnhaftigkeit und Relevanz der Aufgaben, Work-Life-Balance und Wertschätzung und Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten. Passe deinen Feedback-Stil entsprechend an: Gib häufigeres, kürzeres Feedback statt seltener, großer Beurteilungen, erkläre den „Warum“-Aspekt deiner Rückmeldungen, betone die Entwicklungsperspektive und nutze auch digitale Kanäle für Zwischenfeedback.
Dokumentation und Nachbereitung
Gesprächsergebnisse festhalten
Eine sorgfältige Dokumentation ist aus mehreren Gründen wichtig: Sie dient als Grundlage für zukünftige Gespräche, sie macht Entwicklungen nachvollziehbar, sie schafft Verbindlichkeit für vereinbarte Ziele und sie kann bei Konflikten oder rechtlichen Fragen relevant werden.
Halte mindestens fest: Datum und Teilnehmer, besprochene Stärken und Entwicklungsfelder, konkrete Zielvereinbarungen mit Zeitrahmen, vereinbarte Unterstützungsmaßnahmen und Unterschriften beider Gesprächspartner.
Follow-up und kontinuierliche Begleitung
Das Beurteilungsgespräch ist kein isoliertes Ereignis, sondern Teil eines kontinuierlichen Entwicklungsprozesses: Plane konkrete Folgetermine zur Überprüfung der Ziele, gib regelmäßig Zwischenfeedback zum Fortschritt, stelle Unterstützung und Ressourcen zur Zielerreichung bereit und passe Ziele bei Bedarf gemeinsam an.
Praxisbeispiel: Ein gelungenes Beurteilungsgespräch
Stell Dir folgende Situation vor: Dein Azubi im zweiten Lehrjahr, nennen wir ihn Tim, zeigt fachlich gute Leistungen, hat aber Schwierigkeiten mit der Kommunikation im Team und der Dokumentation seiner Arbeit.
Vorbereitung: Du sammelst konkrete Beispiele für Tims fachliche Stärken, du notierst Situationen, in denen die Teamkommunikation problematisch war, du bittest auch Kollegen um Feedback und Tim erhält einen Selbsteinschätzungsbogen zur Vorbereitung.
Gesprächsverlauf:
Einstieg: „Tim, danke, dass du dir Zeit für unser Gespräch genommen hast. Wir wollen heute gemeinsam schauen, wie die letzten Monate gelaufen sind, was gut klappt und wo wir noch ansetzen können, damit du in deiner Ausbildung weiterkommst. Ich freue mich besonders darauf, deine Einschätzung zu hören.“
Selbsteinschätzung: Tim berichtet, dass er mit seinen fachlichen Aufgaben gut zurechtkommt, aber selbst merkt, dass die Zusammenarbeit mit einigen Kollegen manchmal schwierig ist. Die Dokumentation empfindet er als lästig und nicht so wichtig.
Deine Rückmeldung: „Tim, ich kann deine Einschätzung zu deinen fachlichen Fähigkeiten absolut teilen. Besonders bei der Fehleranalyse am CNC-Automaten letzte Woche hast du sehr strukturiert und eigenständig gearbeitet. Das war wirklich beeindruckend.
Bei der Teamarbeit sehe ich, dass du dich manchmal zurückziehst, wenn Abstimmungen nötig sind. Zum Beispiel bei der Projektarbeit letzte Woche, als die Zuständigkeiten verteilt wurden. Was denkst du, woran das liegen könnte?“
Dialog: Tim erklärt, dass er unsicher ist, wie er seine Ideen einbringen soll und Sorge hat, etwas Falsches zu sagen. Ihr sprecht darüber, wie er diese Hürde überwinden kann.
Zielvereinbarung: Gemeinsam legt ihr fest:
Tim übernimmt in den nächsten vier Wochen zweimal die Moderation des Team-Meetings (mit deiner Unterstützung). Er wird an einem internen Workshop zu Kommunikation teilnehmen und
ihr vereinbart ein wöchentliches 10-Minuten-Gespräch zum kurzen Austausch.
Abschluss: „Tim, ich bin sehr zuversichtlich, dass du mit deinen fachlichen Stärken und der Arbeit an deiner Kommunikation ein hervorragender Facharbeiter werden wirst. Lass uns in vier Wochen nochmal zusammensetzen und schauen, wie es mit unseren Vereinbarungen läuft.“
FAQ: Häufige Fragen zu Beurteilungsgesprächen
Wie oft sollten Beurteilungsgespräche stattfinden? Mindestens halbjährlich, idealerweise aber nach jedem wichtigen Ausbildungsabschnitt oder bei Abteilungswechseln. Für Azubis der Generation Z und Alpha sind häufigere, kürzere Feedbackgespräche oft wirkungsvoller als seltene, lange Beurteilungen.
Wie gehe ich mit großen Diskrepanzen zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung um? Diskrepanzen sind normal und bieten wertvolle Gesprächsanlässe. Wichtig ist, nicht auf „Recht haben“ zu beharren, sondern gemeinsam zu erforschen, woher die unterschiedlichen Wahrnehmungen kommen. Konkrete Beispiele und Beobachtungen helfen, eine gemeinsame Realität zu finden.
Sollte ich auch persönliche Themen ansprechen? Persönliche Themen können relevant sein, wenn sie die Ausbildungsleistung beeinflussen. Allerdings solltest Du sensibel vorgehen und nur Aspekte ansprechen, die einen direkten Bezug zur Ausbildung haben. Beginne solche Themen am besten mit offenen Fragen: „Ich habe den Eindruck, dass dich etwas belastet. Magst du darüber sprechen?“
Wie dokumentiere ich das Gespräch rechtssicher? Erstelle ein Gesprächsprotokoll mit den wesentlichen Inhalten, Vereinbarungen und nächsten Schritten. Beide Seiten sollten das Dokument unterschreiben. Bei kritischen Themen oder Leistungsproblemen ist eine besonders sorgfältige Dokumentation wichtig. Halte konkrete Beispiele, Vereinbarungen und Konsequenzen schriftlich fest.
Was tun, wenn der Azubi das Gespräch verweigert? Eine Verweigerung kommt selten vor, wenn der Zweck des Gesprächs klar kommuniziert wird. Sollte es dennoch passieren, versuche die Gründe zu verstehen, räume Bedenken aus und betone den entwicklungsorientierten Charakter. Im Extremfall dokumentiere die Verweigerung und suche das Gespräch mit der Ausbildungsleitung oder dem Betriebsrat.
Fazit: Vom Pflichttermin zum Entwicklungsinstrument
Beurteilungsgespräche können weit mehr sein als lästige Pflichttermine, denn sie sind potenzielle Wendepunkte in der Entwicklung deiner Azubis. Mit der richtigen Vorbereitung, einer wertschätzenden Gesprächsführung und einem echten Interesse an der Entwicklung deines Gegenübers verwandelst du diese Gespräche von gefürchteten Prüfungssituationen in wertvolle Entwicklungsinstrumente. Denk daran: Als Ausbilder hast du in jedem Beurteilungsgespräch die Chance, nicht nur fachliche Kompetenzen zu fördern, sondern auch Selbstvertrauen, Reflexionsfähigkeit und Eigenverantwortung zu stärken, also Qualitäten, die weit über die Ausbildung hinaus wertvoll sind.
Über den Autor:
Dieser Artikel wurde von Andreas Gernand verfasst, dem Trainer für Ausbilder und Personaler. Seit 2010 führt er Workshops für Ausbilder durch und bereitet auf IHK-Prüfungen vor, und das in Ausbildung, Personal und Pädagogik. Andreas steht für Ausbildung, die wirkt: klare Struktur, prüfungssichere Sprache und ein dialogische Lernkonzept, das aus Theorie umsetzbare Praxis macht. Und das online, Inhouse und hybrid mit echtem Trainer. Informiere dich hier über seine Workshop Angebote.
