Hallo an alle Personalfachkaufleute. Aus dem Handlungsfeld 1 gehen wir heute der Frage auf den Grund: Wie erläutert man die 4 Phasen im Projektmanagementprozess?

Wie erläutert man die vier Phasen im Projektmanagementprozess?

Katharina: Beim Projektmanagementprozess geht es ja um die Planung, Steuerung und Durchführung eines Projektes. Ich dachte immer es sind fünf Projektphasen.

Marcel: Du meinst: Vorbereiten, Initiieren, Planen, Steuern und Abschließen?

Katharina: Ja, genau. Nur ich kenne es unter: Initiieren, Planen, Ausführen, Überwachen und Abschließen.

Silke: Und wo ist der Unterschied zum sogenannten 4-Phasen-Modell?

Andreas: Bei den vier Phasen redet man von Projektdefinition, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss. Der Wesentliche Unterschied ist, dass im 5-schrittigen Modell dem Controlling eine eigene Phase zugeordnet wird, während es im 4-Phasen-Modell in der Durchführung integriert ist.

Marcel: Na, gut zu wissen. Dann ist ja auch im 4-Phasen-Modell alles vorhanden.

Katharina: Na, dann lass uns doch gleich mal die vier Phasen im Projektmanagementprozess näher unter die Lupe nehmen.

Phase Eins – Projektdefinition

Andreas: In der ersten Phase, der Projektdefinition werden die Projektziele festgelegt. Also; Was muss getan werden? Was ist die Aufgabe? Das Briefing und die Wünsche des Auftraggebers sind gefragt. Gibt es ein Budget? Eine Kosten- Nutzen-Abwägung? Wer soll die Projektleitung übernehmen? Erst nach der Wirtschaftlichkeitsprüfung wird eine Entscheidung getroffen, ob das Projekt wirklich in die weitere Planung gehen soll.

Silke: Und welche Hilfsmittel lassen sich in dieser ersten Phase nutzen?

Andreas: Zum Beispiel eine Situationsanalyse, Brainstorming, das Setzten von Prioritäten, eine Punkteabfrage und eine Kick-off-Veranstaltung.

Marcel: Typische Projekte sind ja Prozessoptimierungen, Veranstaltungen, Produkteinführung, Technische Verbesserungen, Marketingmaßnahmen oder eben Personalmaßnahmen.

Katharina: O.K. Und um was geht es in der zweiten Phase, der Projektplanung, nun genau?

Phase Zwei – Projektablaufplan

Andreas: In der zweiten Phase wird der Projektablaufplan oder Meilensteinplan erstellt. Die Aufgaben werden zu den dazugehörenden Projektphasen auf einer Zeitleiste terminiert. Es entsteht der Projektstrukturplan. Die Teammitglieder erhalten einen Überblick über das Projekt, die Verteilung der Aufgaben und Verantwortung, die Art der Informationsbeschaffung und die Kosten- und Budgetplanung.

Silke: Und welche Hilfsmittel lassen sich in der zweiten Phase nutzen?

Andreas: Zum Beispiel das Gant-Diagramm, Abweichungsanalysen und unterschiedliche Software-Anwendungen, wie zum Beispiel: Excel, Word oder MS Project.

Marcel: Und um was geht es in der dritten Phase, der Projektdurchführung, indem das Controlling ja gleich enthalten ist?

Phase Drei – Ausführung

Andreas: Nun ist es an der Zeit, die definierten Aufgaben und Arbeitspakete auszuführen. Was machen wir jetzt? Wo stehen wir aktuell? Es erfolgt die Einweisung der Projektmitarbeiter. Das Controlling spielt in dieser Phase eine wichtige Rolle, da es sicherstellt, dass unerwünschte Entwicklungen frühzeitig erkannt und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Termine werden kontrolliert, Abweichungsanalysen ausgewertet und Korrekturmaßnahmen eingeleitet.

Katharina: Wichtig ist aber auch die laufende Motivation der Projektmitarbeiter und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, damit das Projektziel rechtzeitig erreicht werden kann.

Silke: Und welche Hilfsmittel lassen sich in der dritten Phase nutzen?

Andreas: Zum Beispiel regelmäßige Feedbacks, Statusberichte, Checklisten oder Meetings.

Katharina: Gut, gut, und um was geht es in der vierten und letzten Phase, beim Projektabschluss?

Phase Vier – Abschluss/Auswertung

Andreas: In der letzten Phase des Projekts werden letzte offene Aufgaben erledigt und das Erreichte gewürdigt. Wie ist es gelaufen? Es gibt Soll-Ist-Vergleiche zu den Kosten, der Qualität und der Ergebnisse. Die Lernerfahrungen werden in einer Projektabschlusssitzung zusammengetragen und anschließend in komprimierter Form allen, für zukünftige Projekte, zugänglich gemacht. Das Projektteam wird aufgelöst und die Projektbeteiligten werden wieder in den Arbeitsalltag reintegriert.

Silke: Und welche Hilfsmittel lassen sich in der vierten Phase nutzen?

Andreas: Zum Beispiel: Evaluationsbögen, Berichtshefte, Checklisten, Übergabeprotokolle und Stärken-/Schwächen-Analysen.

Marcel: Na, da haben wir ja die vier Phasen im Projektmanagementprozess gut erläutern.

Katharina: Finde ich auch.