Hallo an alle Personalfachkaufleute. Aus dem Handlungsfeld 3 gehen wir heute der Frage auf den Grund: Welche Instrumente der quantitativen Personalbedarfsplanung gibt es?

Welche Instrumente der quantitativen Personalbedarfsplanung gibt es?

Katharina: Bei der Personalbedarfsplanung geht es ja um zwei grundlegende Arten. Zum einen die quantitative und zum anderen die qualitative Personalbedarfsplanung.

Marcel: Und beim quantitativen Personalbedarf stellt man sich die Frage: Wie viele Arbeitskräfte werden benötigt? Methoden zur Ermittlung sind zum Beispiel, die Kennzahlenmethode oder der Personalbedarfsplan.

Silke: Und beim qualitativen Personalbedarf stellt man sich die Frage: Welche Qualifikationen müssen die Arbeitskräfte besitzen. Methoden zur Ermittlung sind zum Beispiel, die Stellenplanmethode und Erstellung von Anforderungsprofilen.

Andreas: Genauso ist es Leute. Heute zoomen wir mal näher in die quantitative Personalbedarfsplanung rein. Das bedeutet, hier haben wir mehrere Möglichkeiten den Personalbedarf zu bestimmen.

Dein Soll-Stand der Belegschaft nach Bedarfsarten festlegen
Das Berechnungsschema für die Personalbedarfsplanung nutzen
Die Kennzahlenmethode
Die Multimomentaufnahme
Personalbedarf nach der Zeitvorgabe planen
Die Altersstrukturanalyse
Die REFA-Methode
Das MTM-Verfahren und
Die Trendextrapolation

Katharina: Und die wollen wir jetzt alle im Detail besprechen? Da brauchen wir ja Stunden.

Andreas: Ja, das würde jetzt wirklich den Rahmen sprengen. Wir machen es am besten so, dass wir uns zu jeder Möglichkeit eine kurze Übersicht machen, was es bedeutet. Zu den einzelnen Beispielen kommen wir dann später Schritt für Schritt.

Katharina: Einverstanden.

Welche Bedarfsarten werden unterschieden?

Marcel: Na dann starten wir doch gleich mal mit der ersten Möglichkeit, den Bedarfsarten. Das hatten wir schon mal ausführlicher besprochen.

Silke: Und, wie war das nochmal?

Marcel: Wir haben uns die folgenden fünf Bedarfsarten näher angesehen. Den Ersatzbedarf, den Mehrbedarf, den Zusatzbedarf, den Nachholbedarf, und den Neubedarf.

Silke: Ja stimmt. Dazu haben wir auch noch viele Praxisfälle gemeinsam bearbeitet.

Wie ist das Berechnungsschema für die Nettopersonalbedarfsrechnung aufgebaut?

Katharina: Und, wenn wir uns die zweite Möglichkeit ansehen. Das klassische Berechnungsschema für die Personalbedarfsplanung. Da haben wir auch praktische Übungen gemacht.

Andreas: Genau. Wir haben uns das Berechnungsschema für die Nettopersonalplanung angesehen.

Marcel: Auch daran kann ich mich noch gut erinnern. Der Bruttopersonalbedarf ist meistens vorgegeben. Dann nehmen wir den gegenwärtigen Personalbestand, ziehen davon die bekannten und erwarteten Personalabgänge ab und rechnen bereits feststehende Personalzugänge hinzu. Als Ergebnis haben wir dann den fortgeschriebenen Personalbestand.

Silke: Ja, ja. Bei dem Rechenbeispiel musste man aufpassen, dass man die richtige Zuordnung zu den bekannten und erwarteten Personalabgängen richtig zuordnet.

Wie ermittle ich den Personalbedarf mit der Kennzahlenmethode?

Katharina: OK, und wenn wir uns jetzt die dritte Möglichkeit, also die Kennzahlenmethode ansehen. Das haben wir doch auch schon mal besprochen.

Andreas: Ja genau. Wir hatten den Fall mit dem Buchhalter, der pro Tag 100 Buchungsvorgänge abarbeitet. Wobei eine Ausfallquote von 10% einkalkuliert wurde.

Marcel: Ja, und so haben wir mit der Kennzahlenmethode herausbekommen, dass wir am Ende elf Buchhalter benötigen, um 1.000 Buchungen pro Tag abzuarbeiten. Inklusive der 10%igen Ausfallquote versteht sich.

Silke: Na du hast ja ein gutes Zahlengedächtnis. Daran kann ich mich gar nicht mehr erinnern. Was steckt denn hinter der vierten Möglichkeit. Der Multimomentaufnahme?

Was ist unter einer Multimomentaufnahme zu verstehen?

Andreas: Bei einer Multimomentaufnahme wird die Häufigkeit bestimmter Ablaufarten in einem oder mehreren gleichartigen Arbeitssystemen stichprobenartig erfasst. In Fertigung, Montage und Logistik werden diese Kurzzeitbeobachtungen in sogenannten Rundgängen von Fachkräften durchgeführt.

Silke: Hört sich sehr komplex an.

Andreas: Ist es auch. Dazu sollten wir uns später mal ein Praxisbeispiel ansehen. Dann versteht man das Ganze besser. Viel einfacher dagegen ist die fünfte Möglichkeit: Personalbedarf nach der Zeitvorgabe.

Wie ermittelt man den Personalbedarf nach Zeitvorgabe?

Katharina: Hieran kann ich mich noch erinnern. Bei einer Vielzahl von Tätigkeiten im gewerblichen Bereich, sind diese im Ablauf klar festgelegt (z. B. Arbeiten an einer Drehmaschine), sodass durch Zeitmessung normale Arbeitszeiten ermittelt werden können. Wir hatten dazu ja bereits Rechenbeispiele gemacht.

Marcel: Ich habe gesehen, dass es bei der sechsten Möglichkeit um die Altersstrukturanalyse geht. Da stehe ich jetzt aber auf dem Schlauch.

Silke: Ach, gut zu wissen, dass auch du mal was vergisst. An die Altersstrukturanalyse kann ich mich diesmal noch gut erinnern. Das ist doch eine systematische Vorgehensweise zur Früherkennung und grafischen Darstellung aktueller und zukünftiger Personalengpässe, die auf die Entwicklung der betrieblichen Altersstruktur zurückzuführen sind.

Andreas: Gut auf den Punkt gebracht. Hier hatten wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erarbeitet und die vier Grundtypen näher unter die Lupe genommen.

Katharina: Wenn ich mir die Übersicht anschaue, frage ich mich, ob wir über die letzten drei Möglichkeiten überhaupt schon gesprochen haben. Die REFA-Methode, das MTM-Verfahren und die Trendextrapolation.

Was beinhaltet die REFA-Methode?

Andreas: Nicht das ich wüsste. Die REFA-Methode hat zum Ziel, sehr detailliert Zeitwerte für einzelne Tätigkeiten durch Beobachtung (Messung mit der Stoppuhr) zu ermitteln. Wesentliche Kennzahl ist die Grundzeit zur Erledigung eines Auftrages. Diese Grundzeit wird in Rüstzeit (Verteil- und Erholungszeiten) und Ausführungszeit zerlegt. Letztlich geht es darum, den Leistungsgrad von Mitarbeitern zu ermitteln und suboptimale Zeitverwendungen zu beseitigen.

Was steckt hinter dem MTM-Verfahren?

Marcel: Na. Darüber müssen wir aber nochmal genauer sprechen. Und was steckt hinter dem MTM-Verfahren?

Andreas: Dieses Verfahren beruht auf der Zerlegung von Arbeitsabläufen in sehr kleine, bei allen Tätigkeiten gleiche Grundelemente. Jedem Grundelement wird ein Zeitwert zugeordnet. Die Anwendung des Verfahrens ist sehr zeitaufwändig. Um eine Tätigkeit von einer Minute zu untersuchen, werden drei Minuten für die Analyse benötigt. Deshalb lohnt es sich nur bei entsprechend massenhaften Tätigkeiten.

Wie ermittelt man mit der Trendextrapolation den Personalbedarf?

Marcel: Ok, und die Trendextrapolation. Was steckt hinter diesem Begriff?

Silke: Dazu habe ich mal was gelesen. Diese Methode der Personalbedarfsermittlung ist vergangenheitsorientiert. Die Trendextrapolation wird angewendet, wenn davon auszugehen ist, dass sich eine Zeitreihe zukünftig fortsetzen wird. Zum Beispiel bei einer Fluktuations- oder Fehlzeitenquote.

Andreas: Genau, wenn zum Beispiel davon auszugehen ist, dass im Bereich Vertrieb eine Fluktuationsquote von 10% herrscht, dann können gezielte Maßnahmen getroffen werden wie z. B. Rekrutierung neuer Mitarbeiter, interne Weiterbildung, Versetzung oder Ausbildung von Nachwuchs.