Hallo an alle Berufs- und Weiterbildungspädagogen. Im Themenfeld: „Gewinnung und Auswahl von Azubis“ gehen wir heute der Frage auf den Grund: Was passiert mit einer Online-Bewerbung im Hintergrund?

Was passiert mit einer Online-Bewerbung im Hintergrund?

Silke: In einem Prüfungssatz der IHK tauchte letztens die Frage auf: Erläutern Sie zwei Vor- und zwei Nachteile des Einsatzes von Online-Formularen bei Online-Bewerbungen.

Marcel: Du den Prüfungssatz habe ich auch in den Händen gehalten. Die zweite Frage, die da auftauchte, war: Beschreiben Sie vier Inhalte eines Formulars für eine Online-Bewerbung.

Katharina: Vielleicht sollten wir erst einmal klären, was es grundsätzlich mit dem Online-Formular für Bewerbungen auf sich hat.

Was steckt hinter einem Online-Formular für Bewerbungen?

Silke: Ja, stimmt. Ich fang gleich mal an. Also so ein Online-Formular findet man meistens auf Karriereseiten von Unternehmen, die ihre Stellenangebote online zur Verfügung stellen.

Andreas: Ja, genau, der Prozess im E-Recruiting startet mit einer Online-Stellenausschreibung und endet mit der Verwaltung der Bewerberdaten in einem zentralen System.

Marcel: Wenn wir hier von E-Recruiting sprechen, dann streuen die Unternehmen die Stellenanzeigen aber nicht nur auf Karriere- und Jobseiten, sondern auch in den sozialen Medien.

Katharina: Ja, hier spielen zum Beispiel Instagram, Facebook, Xing oder LinkedIn eine wichtige Rolle. Viele Nutzer auf Karrierenetzwerken haben ein Profil hinterlegt und können so vom Arbeitgeber rekrutiert werden.

Silke: Stimmt, denn mittlerweile arbeiten viele HR-Abteilungen mit diesem Prinzip. Für Bewerber lohnt es sich also durchaus, das eigene Profil auf den Karrierenetzwerken zu pflegen.

Silke: Kommen wir doch mal zurück zum Online-Formular in der Bewerbung. Denn hier kommt in der Regel eine HR-Software zum Einsatz. Mit dieser können zum Beispiel die Unterlagen der Bewerber automatisch ausgelesen und analysiert werden.

Marcel: Und was sind gängige Software-Anbieter für Online-Bewerbungsformulare?

Andreas: Zum Beispiel Recruitee, softgarden oder Personio. Hier gibt es digitale Vernetzungen zu Social Media Kanälen, automatische Eingangsbestätigungen, eine Art CRM-System, Analysen und Vergleiche der eingereichten Bewerbungen bis hin zu Arbeitgeberbewertungen.

Wie läuft ein E-Recruiting-Verfahren in der Praxis ab?

Katharina: Und wie läuft nun so ein E-Recruitung-Verfahren mit einer Online-Bewerbung in der Praxis ab?

Andreas: Die grundlegenden Schritte sind ähnlich wie beim klassischen Recruitment:

Personalbedarfsplanung mittels der Anforderungsprofile
Erfassung der vakanten Stellen
Zielgruppendefinition und interne Stellenbeschreibungen
Erstellung einer Jobausschreibung, bzw. Stellenanzeige
Verteilung in den jeweiligen Social Media Kanälen
Erfassung, Analyse und Speicherung der eingehenden Bewerberdaten
Automatischer Kompetenzabgleich und
Einsicht der Bewerberdaten durch die Personaler und Durchführung des Bewerbungsprozesses, zum Beispiel mittels Vorstellungsgespräch, Assessment Center oder Testverfahren

Was sind Vor- und Nachteile des Einsatzes von Online-Formularen bei Bewerbungen?

Silke: Das ist ja schon mal ein guter Einblick in die Welt des E-Recruitings und Online-Formulare für Bewerbungen gewesen. Ich würde gerne mal auf meine Frage von Vorhin zurückkommen: Erläutern Sie zwei Vor- und zwei Nachteile des Einsatzes von Online-Formularen bei Online-Bewerbungen.

Vorteile:

Marcel: Ein Vorteil könnte sein, dass das Online-Formular standardisiert ist und vom Unternehmen oder von der Software schnell ausgewertet werden kann.

Katharina: Genau, Musskriterien sind festgehalten und „unqualifizierte“ Bewerber werden durch eine Software selektiert.

Andreas: Und ein zusätzlicher Personalbogen bietet die Möglichkeit, durch die Standardisierung, die Daten verschiedener Bewerber auf einen Blick zu vergleichen.

Nachteile:

Katharina: Und ein Nachteil ist die Anonymität des Unternehmens. Denn der erste Kontakt des Bewerbers mit dem Unternehmen ist nicht persönlich, sondern anonym.

Silke: Ja, und das dient bestimmt nicht dem positiven Image als Arbeitgeber.

Marcel: Ich kann mir auch vorstellen, dass so manch ein Bewerber mit dem Bewerbungsbogen nicht zurechtkommt und scheitert. Die Folge davon ist, dass er erst gar nicht in das Auswahlverfahren kommt.

Andreas: Ja, und möglicherweise erhält der Bewerber sofort eine Absage aufgrund seiner Angaben im Personalbogen und ist enttäuscht von der Art und Form.

Welche Inhalte bei Online-Formularen gibt es?

Silke: Damit habe ich ja gute Antworten auf die Frage aus dem Prüfungssatz gefunden. Marcel, hattest du nicht eine weitere Prüfungsfrage zum Thema: Online-Bewerbung gefunden?

Marcel: Ja, man sollte vier Inhalte eines Formulars für eine Online-Bewerbung beschreiben.

Katharina: Ein Inhalt eines Online-Formulars für eine Online-Bewerbung kann zum Beispiel die Angaben zur Berufserfahrung sein. Somit ist es dem Unternehmen beispielsweise möglich, die Bewerbung auf offene Stellen abzugleichen.

Silke: Und ein weiter Inhalt können Hinweise zu Anlagen sein, die der Bewerber hochladen kann, um sein Bewerbungsprofil zu vervollständigen,

Andreas: Ja, und weitere zu beschreibende Inhalte können sein: Textfelder zum Hinterlegen der persönlichen Daten des Bewerbers, Angaben zur Flexibilität und die Angabe zum Gehaltswunsch.

Marcel: Also vom Prinzip her die gleichen Informationen, die man bei der Analyse von Bewerbungen mittels eines Analysebogens abruft.

Andreas: Genau. Nur eben digitalisiert und automatisierter.