Ich behaupte, dass Anforderungsprofile das A und O in der Personalarbeit sind.
Andreas: Hat jemand von euch eine Idee warum?
Marcel: Keine Ahnung. Sind das nicht Stellenprofile, wenn es um einen Job geht?
Andreas: Du bist schon auf der richtigen Spur. Anforderungsprofile sind sogenannte Soll Beschreibungen, die ein zukünftiger Stelleninhaber erfüllen muss. Somit auch ein Azubi.
Bianca: Ich habe schon mal Anforderungsprofile gesehen. Aber, extra ein Anforderungsprofil für den Azubi erstellen? Das ist doch viel zu viel Aufwand!
Andreas: Mithilfe eines Anforderungsprofils kannst du als verantwortlicher Ausbilder oder auch Personalverantwortlicher viel Zeit und Kosten sparen.
Bianca: Wie soll das denn gehen?
Marcel: Ja, das würde mich auch mal interessieren.
Es gibt sieben Bereiche, bei denen ein Anforderungsprofil in der Personalarbeit benötigt wird.
Bianca: Na, da bin ich mal gespannt.
Erster Bereich ist die Personalbedarfsplanung.
Andreas: Und zwar in der qualitativen Personalbedarfsplanung, also wo es nicht nur darum geht, wie viele Mitarbeiter benötige ich zukünftig. Sondern wo es darum geht, welche Qualifikationen und Kompetenzen brauchen meine zukünftigen Mitarbeiter. Hierfür braucht man ein Anforderungsprofil.
Marcel: Ja, klingt plausibel.
Zweiter Bereich ist die Personalsuche mit Stellenanzeigen.
Andreas: Denn, bevor man mit der Personalsuche beginnt, muss man wissen, welche Art von Mitarbeiter man eigentlich sucht. Die genaue Beschreibung der Kriterien für die Suche nach einem geeigneten Kandidaten für eine freie Stelle ist besonders wichtig für die Rekrutierung eines zukünftigen Mitarbeiters. Sie gibt der Personalabteilung klare Vorgaben zur Eingrenzung der Bewerber.
Bianca: Das bedeutet, aus dem Anforderungsprofil wird eine Stellenanzeige kreiert.
Andreas: Fast. Aus dem Anforderungsprofil wird erst mal eine interne Stellenbeschreibung erstellt, denn die enthält auch noch Befugnisse, Lohngruppen und andere interne Vorgaben. Und aus der Stellenbeschreibung wird die Stellenanzeige, oder auch die sogenannte Stellenausschreibung erstellt.
Bianca: Aha, verstehe. Denn in der Stellenanzeige sind ja auch viele Anforderungen an den Bewerber sprachlich ganz anders verpackt. Aber was ist jetzt der dritte Bereich?
Beim dritten Bereich geht es um die Personalauswahlverfahren.
Andreas: …und die Feststellung der Eignung. Auf der einen Seite hat man das Anforderungsprofil für die zukünftigen Tätigkeiten des potenziellen Mitarbeiters. Und auf der anderen Seite möchte man das gerne vergleichen mit einem Bewerberprofil.
Marcel: Und wie kommt man jetzt zu so einem Bewerberprofil?
Andreas: Durch die verschiedenen Auswahlverfahren, wie zum Beispiel die Analyse der Zeugnisse, Einstellungstests, Vorstellungsgespräche oder Assessment Center.
Bianca: Heißt das jetzt, dass ich zum Beispiel meine Fragen für ein Vorstellungsgespräch aus dem Anforderungsprofil heraus entwickle, um dann zu vergleichen, ob das Profil meines Bewerbers mit den Anforderungen aus dem Anforderungsprofil übereinstimmen?
Andreas: Prima. Genauso wird es gemacht. So entwickelt man Stück für Stück das sogenannte Bewerberprofil mit den individuellen Fähigkeiten und Qualifikationen des Bewerbers.
Marcel: Und dann brauche ich ja bloß noch das Bewerberprofil mit dem Anforderungsprofil vergleichen. Und wie hoch sollte da die Übereinstimmung sein?
Andreas: Wenn es ca. 70 % sind, ist das schon mal völlig in Ordnung.
Marcel: Ich könnte mir auch vorstellen, dass diese Vorgehensweise mehr Transparenz und Sicherheit bei der Personalauswahl bietet. Was ist denn jetzt der vierte Bereich, in denen ein Anforderungsprofil in der Personalarbeit benötigt wird?
Beim vierten Bereich geht es um die Entgeltfindung.
Bianca: Häää, was hat denn das Entgelt mit dem Anforderungsprofil zu tun?
Andreas: Im Anforderungsprofil sind ja jeweils die konkreten Anforderungen definiert, die an einen zukünftigen Mitarbeiter gestellt werden. Und hier muss die Frage beantwortet werden: Welche Vergütung passt zu welchen Anforderungen?
Marcel: Müsste ich dabei nicht die konkreten Anforderungen bewerten?
Andreas: Genau. Deshalb gibt es Arbeitsbewertungsverfahren, um eine genaue Arbeitsplatzbeschreibung festzulegen. Dabei geht es um Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungsbereiche des zukünftigen Mitarbeiters. Unter dem Strich dient also das Anforderungsprofil auch als Richtlinie für die Entgeltfindung.
Bianca: So habe ich darüber noch gar nicht nachgedacht. Aber völlig richtig, dass ich dafür ein Anforderungsprofil benötige. Was ist denn jetzt der fünfte Bereich?
Beim fünften Bereich geht es um Maßnahmen der Personalentwicklung.
Marcel: Ist denn Personalentwicklung nicht so etwas wie, Weiterbildung, Coaching oder Teambildung?
Bianca: So weit wie ich weiß, gehört doch da die Ausbildung auch mit dazu.
Andreas: Genauso ist es. Bei der Personalentwicklung geht es also um die Kompetenzförderung der Mitarbeiter. Und dafür benötigt man ein Anforderungsprofil.
Marcel: Wieso das denn?
Andreas: Na, auf der einen Seite haben wir doch das Anforderungsprofil und auf der anderen Seite müssen wir versuchen, ein sogenanntes Leistungsprofil eines Mitarbeiters zu erstellen.
Bianca: Und, wie erstellt man jetzt so ein Leistungsprofil?
Andreas: Indem man eine Potenzialanalyse durchführt. Das bedeutet, man sichtet die Bewerberunterlagen, Arbeitszeugnisse, den Personal Fragebogen, eventuelle Testergebnisse, Ergebnisse aus Beurteilungsbögen oder Protokolle aus Mitarbeitergesprächen. Und aus diesen ganzen Informationen erstellt man das Leistungsprofil für seinen Mitarbeiter.
Marcel: Ach, und jetzt leuchtet es mir ein. Und dann vergleiche ich wieder das Anforderungsprofil mit dem Leistungsprofil. Ähnlich wie bei der Personalauswahl.
Bianca: Ja, und was macht man denn, wenn auch hier ca. 70 % übereinstimmen anstatt 100?
Andreas: Na, dann hat man einen sogenannten Personalentwicklungsbedarf von 30 % festgestellt. Ohne Anforderungsprofil wäre auch das nicht möglich.
Marcel: Jetzt wird mir langsam klar, warum das Anforderungsprofil immer wichtiger wird. Was ist denn der sechste Bereich für ein Anforderungsprofil?
Der sechste Bereich sind die Mitarbeiterbeurteilungen.
Andreas: Man braucht noch ein Anfangsprofil für die Mitarbeiterbeurteilungen mittels der Beurteilungsbögen.
Bianca: So einen Beurteilungsbogen kenne ich doch. Den haben wir in unserem Unternehmen auch. Da stehen echt super viele Kompetenzen und Kriterien für die Bewertung der Mitarbeiter drin.
Andreas: Ja, und was meinst du woher wohl diese Kriterien her sind?
Bianca: Na logisch, aus dem Anforderungsprofil.
Marcel: Siehste…, Da wird plötzlich das Anfangsprofil zur Messlatte der individuellen Leistung des Mitarbeiters. Hätte ich nicht gedacht.
Bianca: Und was ist jetzt der siebente Bereich, in denen ein Anforderungsprofil in der Personal Arbeit genutzt werden kann?
Siebente Bereich: Die Erstellung von Arbeitszeugnissen.
Bianca: Ja, stimmt. Denn auch bei den Arbeitszeugnissen wird nach Kriterien und Bewertungen vorgegangen.
Marcel: Man oh Mann. Das war jetzt ein Ritt durch die ganze Personalarbeit. Andreas, kannst du bitte mal kurz die sieben Bereiche zusammenfassen in denen Anforderungsprofil gebraucht wird?
Andreas: Ja klar. Erstens für die Personalbedarfsplanung, zweitens für die Personalsuche und Stellenanzeigen, drittens für die Personalauswahl und Eignung, viertens als Basis für die Entgeltfindung, fünftens in der Personalentwicklung und beim Qualifizierungsbedarf, sechstens bei der Mitarbeiterbeurteilung mit Mitarbeitern und siebtens bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen.
Aber, wie ist denn so ein Anforderungsprofil inhaltlich aufgebaut?
Andreas: Ich habe euch mal ein Anforderungsprofil für einen Ausbildungsplatz mitgebracht. Dabei geht es um den Ausbildungsberuf: Technischer Systemplaner, Fachrichtung: Versorgung und Ausrüstungstechnik.
Auf der einen Seite gibt es hier sogenannte Kriterien und auf der anderen Seite die Gewichtung. Starten tut aber alles erst mal mit der Arbeits- oder Ausbildungsplatzbeschreibung. Dann geht es weiter mit den formalen Anforderungen, den Fachkompetenzen, den sozialen Kompetenzen, den Methodenkompetenzen und den personellen Kompetenzen.
Wie ihr hier sehen könnt, sind die einzelnen Kompetenzen benannt und grob umschrieben, so dass jemand auch eine Ahnung davon hat, was damit gemeint ist. Auf der rechten Seite haben wir eine Gewichtung. Unterteilt in Muss- und Kann-Kriterien. Fünf bedeutet zum Beispiel unabdingbar und eins unwichtig.
Weiter unten rechnet man alle Punkte zusammen, die man in der Gewichtung vergeben hat. Und wenn man später ein Leistungsprofil erstellen möchte, kann man das besser mit den Punktzahlen vergleichen
Marcel: Ist ja genial. Kannst du uns das mal zur Verfügung stellen? So kann man sich das in Ruhe noch mal anschauen.
Andreas: Klar, kann ich machen. Ich stelle ich das mal hier unter dem Video zur Verfügung.
Video: Wozu braucht man Anforderungsprofile?
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