Hallo an alle Personalfachkaufleute. Aus dem Handlungsfeld 3 gehen wir heute der Frage auf den Grund: Wie ist das Berechnungsschema der Personalbedarfsplanung aufgebaut?

Wie ist das Berechnungsschema der Personalbedarfsplanung aufgebaut?

Silke: Das Berechnungsschema der Personalbedarfsplanung geht doch aus dem quantitativen Personalbedarf hervor.

Andreas: Ja genau. Hier stellt man sich die Frage: Wie viele Arbeitskräfte werden benötigt?

Katharina: Ja, und beim letzten Mal haben wir uns angeschaut, wodurch Personalbedarf ausgelöst wird. Wir haben über die verschiedenen Bedarfsarten gesprochen.

Marcel: Ja, ich kann mich erinnern. Und wie sieht nun das klassische Berechnungsschema der Personalbedarfsplanung aus?

Wie wird die Nettopersonalplanung berechnet?

Bruttopersonalbedarf

Andreas: Hier mal das Berechnungsschema für die Nettopersonalplanung.
Als erstes haben wir hier die gegenwärtig vorhandenen Stellen. Hinzu kommen die Anzahl neuer Stellen im Planungszeitraum. Dieser ist meistens ein Jahr. Dann zieht man noch die Anzahl der Stellen ab, die im Planungszeitraum entfallen. Und als Ergebnis haben wir dann den Bruttopersonalbedarf am Planungsstichtag. Dieser ist meist der 01.01. eines Jahres.

Silke: Ja, und wo bekomme ich die Zahlen dieser Stellen her? Also, wer legt diese fest?

Andreas: Das ist gleichzeitig der Sollstand der Belegschaft, den Unternehmen benötigen, um alle Aufgaben zu erledigen und alle Stellen besetzen zu können. Diesen Bedarf kann man zum Beispiel durch eine Arbeitsanfallanalyse ermitteln oder in Verwaltungen wird dieser Bedarf durch einfaches Summieren aus dem Stellenplan berechnet. In Berechnungsbeispielen sind diese Werte aber meistens vorgegeben.

Fortgeschriebener Personalbestand

Katharina: OK, und wie geht es jetzt weiter mit der Nettopersonalbedarfsplanung?

Andreas: Wenn der Bruttopersonalbedarf soweit feststeht, dann nehmen wir den gegenwärtigen Personalbestand. Ziehen davon die bekannten und erwarteten Personalabgänge ab und rechnen bereits feststehende Personalzugänge hinzu. Als Ergebnis haben wir dann den fortgeschriebenen Personalbestand.

Marcel: Moment mal. Also der gegenwärtige Personalbestand ist mir soweit klar. Aber was sind denn jetzt bekannte und erwartete Personalabgänge?

Was sind bekannte Personalabgänge?

Andreas: Zu den bekannten Personalabgängen zählen:

Pensionierungen aus Altergründen
Ablauf befristeter Arbeitsverträge
Kündigungen von AN mit langen Fristen
Abgänge zur Weiterbildung
Geplante Versetzungen
Antritt und Ausscheiden – Elternurlaub

Was sind erwartete Personalabgänge?

Zu den erwarteten Personalabgängen zählen:

Außerordentliche Kündigungen
Kündigungen von Arbeitnehmern
Vorzeitige Pensionierungen
Übernahme in den Dauerkrankenstand
Tod des Arbeitnehmers

Silke: Hähh, Kündigungen und den Tod eines Arbeitnehmers kann man also erwarten?

Andreas: Bei vielen großen Unternehmen mit vielen tausenden Mitarbeitern gibt es im Laufe eines Jahres immer wieder mal Kündigungen. Da schaut man einfach auf die statistischen Zahlen. Leider kommt es auch vor, dass Arbeitnehmer sterben. Zum Beispiel an einer Krankheit oder bei einem Unfall.

Katharina: Ja, und was sind jetzt die bereits feststehenden Personalzugänge?

Was sind feststehende Personalabgänge?

Andreas: Das sind folgende:

Übernahme von Auszubildenden
Rückkehrer aus Bildungsmaßnahmen
Rückkehrer aus dem Dauerkrankenstand
Rückkehrer aus dem Elternurlaub
Einstellungen, die später wirksam werden

Silke: OK, jetzt haben wir den Bruttopersonalbedarf und den fortgeschriebenen Personalbestand. Wie kommen wir jetzt auf den Nettopersonalbedarf?

Nettopersonalbedarf

Andreas: Wir ziehen den fortgeschriebenen Personalbestand einfach vom Bruttopersonalbedarf ab und haben dann als Differenz den Nettopersonalbedarf.

Berechnungsbeispiel

Silke: Kannst du uns da mal eine Beispielrechnung zeigen, damit das besser nachvollziehbar ist.

Andreas: Ja, gerne. Stellen wir uns mal vor, wir müssten aus den folgenden Daten den Nettopersonalbedarf berechnen:

Zahl der vorhandenen Stellen: 1.800
Anzahl neuer Stellen: 150
Anzahl entfallender Stellen: 100
Zahl der Mitarbeiter: 2.000
Pensionierungen: 200
Abgänge durch Kündigungen: 50
sonstige Abgänge: 50
feststehende Zugänge: 100

Nehmen wir unsere Übersicht zur Hand, sähe die Rechnung so aus:

Gegenwärtig vorhanden Stellen sind 1.800
Plus Anzahl neuer Stellen im Planungszeitraum: 150
Minus Anzahl entfallender Stellen im Planungszeitraum: 100
Ergibt einen Bruttopersonalbedarf am Planungsstichtag in Höhe von 1.850

Weiter geht’s mit der Berechnung des fortgeschriebenen Personalbestandes:

Der gegenwärtige Personalbestand beträgt: 2.000

Dann ziehen wir die 200 Pensionierungen als bekannte Personalabgänge und die Abgänge durch die 50 Kündigungen und die 50 sonstigen Abgänge ab. Da kommen wir auf Minus 300.

Dann rechnen wir die 100 feststehenden Zugänge hinzu und kommen auf einen fortgeschriebenen Personalbestand von 1.800

Ja, und zum Schluss ziehen wir diese 1.800 von den 1.850 Bruttopersonalbedarf ab und das ergibt einen Nettopersonalbedarf von 50.

Excel-Tabelle als Hilfestellung

Marcel: Ja, das ist nachvollziehbar. Hast du vielleicht eine Hilfestellung für zukünftige Berechnungen, die du uns geben kannst?

Andreas: Ja, ich habe zu der Berechnung der Bedarfsarten und der Nettopersonalbedarfsrechnung eine Excel-Tabelle erstellt. Diese ist auch gleich mit Formeln verknüpft, so dass ihr diese als Hilfestellung sofort nutzen könnt. Ich stelle diese hier in der Videobeschreibung gleich mal zur Verfügung.

Katharina: Super und vielen Dank.