Welche 6 Planungsbereiche gibt es in der Personalplanung?

Welche 6 Planungsbereiche gibt es in der Personalplanung?

Katharina: Ich habe mal nachgeschaut. Zum Thema: „Personalplanung“ aus dem Handlungsfeld 3 hatten wir ja in letzter Zeit bereits fünf Themen intensiver besprochen.

Silke: Ach ja, welche waren das denn noch mal?

Katharina:

1. Wie unterscheidet man die Bedarfsarten in der Personalplanung?
2. Wie funktioniert die Kennzahlenmethode in der Personalbedarfsplanung?
3. Was ist unter einer strategischen Personalplanung zu verstehen?
4. Welchen Nutzen haben Unternehmen und Mitarbeiter von der Personalplanung? und
5. Wie ist das Berechnungsschema der Personalbedarfsplanung aufgebaut?

Marcel: Und heute geht es um die sechs Planungsbereiche in der Personalplanung.

Silke: Sechs Planungsbereiche? Welche meinst du denn damit?

Marcel:

1. Die Personalbedarfsplanung
2. Die Personalbeschaffungsplanung
3. Die Personaleinsatzplanung
4. Die Personalentwicklungsplanung
5. Die Personalabbauplanung und
6. Die Personalkostenplanung

Katharina: Das hört sich ja sehr umfangreich an. Müssen wir das für die schriftliche Prüfung unbedingt wissen?

Andreas: In den Prüfungsätzen der vergangenen Jahre tauchte immer wieder mal die Frage nach den Planungsbereichen der Personalplanung auf. Weil es häufig darum geht, den Ablaufprozess zu erklären.

Die Personalbedarfsplanung

Silke: Wenn wir uns mal den ersten Punkt ansehen, dann geht es doch auch um die Bruttopersonalplanung, die wir beim letzten Mal berechnet haben, oder?

Andreas: Auch darum geht es bei der Personalbedarfsplanung. Vor allem jedoch um die Unterscheidung zwischen der quantitativen und qualitativen Personalplanung.

Marcel: Beim quantitativen Personalbedarf ging es doch um die Frage: Wie viele Arbeitskräfte werden benötigt?

Silke: Ja, stimmt und neben der Kennzahlenmethode und der klassischen Bruttopersonalplanung gibt es ja auch die Multimomentaufnahme, die Zeitvorgabe, die Altersstrukturanalyse, die REFA-Methode, das MTM-Verfahren oder die Trendextrapolation.

Katharina: Und beim qualitativen Personalbedarf ging es um die Frage: Welche Qualifikationen müssen die Arbeitskräfte benötigen?

Marcel: Und hier gibt es das klassische Anforderungsprofil, die Stellenplanmethode und die Auswahlverfahren, wie zum Beispiel Eignungstests, Vorstellungsgespräche oder Assesssment Center.

Andreas: Damit habt ihr schon mal den ersten Planungsbereich benannt und kurz erläutert. Das reicht bei den meisten Prüfungsfragen, bei denen es darum geht die Planungsbereiche zu beschreiben, völlig aus.

Die Personalbeschaffung

Silke: Beim zweiten Planungsbereich, der Personalbeschaffung, geht es doch um das interne und externe Recruiting?

Andreas: Ja genau. Das interne Recruiting ist möglich mit und ohne Änderung des Arbeitsverhältnisses. Und das externe Recruiting wird unterteilt in die aktive und passive Personalbeschaffung.

Katharina: Können wir darauf nochmal näher eingehen?

Andreas: Ok. Beim internen Recruiting ohne Änderung des Arbeitsverhältnisses geht es, zum Beispiel, um Mehrarbeit, Urlaubsverschiebung, Erhöhung der Qualifikation oder eine Projektarbeit, die nebenbei stattfindet.

Marcel: Ah, und beim internen Recruiting mit Änderung des Arbeitsverhältnisses geht es bestimmt um Versetzungen oder den Wechsel von Teilzeit zu Vollzeit.

Andreas: Genau. Aber auch um den Wechsel von befristeten zu unbefristeten Verträgen, Beförderungen oder auch die Übernahme von Azubis.

Silke: Wichtig sind doch hier auch die internen Stellenausschreibungen.

Andreas: Völlig korrekt. Und wenn wir uns das externe Recruiting anschauen. Wie kann aktiv das Personal beschafft werden?

Katharina: Na auf jeden Fall durch Stellenanzeigen online und offline.

Marcel: Zum Beispiel an Schulen und Unis.

Silke: Ich kenne da die Arbeitsvermittler und das Headhunting.

Katharina: Mir fallen noch die Personalberater und das Personalleasing ein.

Marcel: Und wir dürfen auch das Social Networking nicht unter den Tisch fallen lassen.

Andreas: Gut, gut. Und wie kann nun im Rahmen des externen Recruitings das Personal passiv beschafft werden?

Katharina: Natürlich durch Initiativbewerbungen und einen internen Bewerberpool, den man anlegen kann.

Marcel: Aber auch durch Stellengesuche, die man sich in den Portalen der Agentur für Arbeit ansehen kann.

Die Personaleinsatzplanung

Andreas: OK. Kommen wir zum dritten Planungsbereich, der Personaleinsatzplanung.

Silke: Ging es bei der Personaleinsatzplanung nicht darum, dass das  vorhandene Personal mittels der der Mindest- und Brutto-Sollbesetzung einzuplanen?

Katharina: Stopp mal. Das müssen wir jetzt aber etwas genauer beleuchten.

Andreas: Bei der Personaleinsatzplanung ging es um drei Stufen:

1. Stufe: Die Mindestbesetzung zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Funktionen
2. Stufe: Die Netto-Sollbesetzung zur ordentlichen Erledigung der Arbeitsaufgaben und
3. Stufe: Die Brutto-Sollbesetzung, die die Sollbesetzung um die Abwesenheitszeiten ergänzen soll

Marcel: Kannst du für die drei Besetzungsarten ein Beispiel geben, damit man das besser verstehen kann?

Andreas: Die Mindestbesetzung in der Stufe 1 ist abhängig von der tatsächlichen Arbeitsmenge. Wie zum Beispiel bei der Fließbandarbeit in der Produktion, dem stationären und mobilen Pflegedienst, einem Call-Center beim 24-h Service-Telefon oder beim Personentransport im öffentlichen Nahverkehr.

Marcel: Ah, verstehe. Und bei der Netto-Sollbesetzung in der zweiten Stufe?

Andreas: Da geht es um die Zuordnung von Mitarbeitern zu Stellen. Es geht um die Anzahl der Mitarbeiter, die für die zu besetzenden Stellen anwesend sein müssen. Wie zum Beispiel im Schichtbetrieb, bei Stoßzeiten oder Flauten. Gegebenenfalls kommen hier Springer zum Einsatz.

Silke: Und bei der dritten Stufe?

Andreas: Bei der Brutto-Soll-Besetzung versucht man langfristig die Arbeit an die Mitarbeiter anzupassen. Dabei steht die Ergonomie im Vordergrund und zusätzliches Personal für Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub, längere Krankheit, Fortbildung wird eingeplant.

Katharina: Jetzt haben wir bereits 3 Planungsbereiche der Personalplanung besprochen:

1. Die Personalbedarfsplanung
2. Die Personalbeschaffungsplanung
3. Die Personaleinsatzplanung

Wie geht es jetzt weiter mit der Personalentwicklungsplanung?

Die Personalentwicklungsplanung

Andreas: Das ist ein sehr umfangreiches Thema. Es geht zum Beispiel um die Potenzialanalyse, den Personalentwicklungsbedarf, Beurteilungen und Mitarbeitergespräche. Dazu sollte man sich aber zunächst die drei klassischen Säulen der Personalentwicklung anschauen.

Katharina: Welche Säulen meinst du?

Andreas: Zum Beispiel:

1. Bildung
2. Förderung und
3. Organisationsentwicklung

Marcel: Bei der Bildung geht es doch um die Berufsausbildung, Weiterbildung und Umschulung der Mitarbeiter.

Andreas: Genau. Und um was kann es bei der Förderung gehen?

Silke: Ich denke da an Coaching, Mentoring und Nachfolgeplanung.

Katharina: Ja, aber auch ein gelungenes Onboarding und Auslandseinsätze gehören dazu.

Andreas: Richtig, und was gehört zur Organisationsentwicklung?

Marcel: Geht es dabei nicht um die Steigerung der Produktivität und Verbesserung der Arbeitsqualität?

Andreas: Ja, das klingt nach Systemgestaltung. Um was geht es noch?

Silke: Na, um Teamentwicklung, Gruppenarbeit, Projekte und Karriereplanung.

Andreas: Perfekt, damit ist der vierte Planungsbereich, die Personalentwicklungsplanung, grob umschrieben. Weiter geht´s mit der Personalabbauplanung.

Die Personalabbauplanung

Katharina: Warum wird eigentlich Personal immer wieder abgebaut?

Andreas: Das ist genaue die richtige Fragestellung. Zum Beispiel, wenn der Absatz im Unternehmen deutlich zurückgeht.

Marcel: Ja, oder wenn neue Technologien auf den Markt kommen, Standorte verlagert oder sogar stillgelegt werden müssen.

Silke: Aber auch wenn sich die rechtlichen Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel, umweltfreundliche Genehmigungsverfahren ändern.

Andreas: Ja, das alles sind gute Gründe für einen Personalabbau. Die nächste Frage ist, ob das Personal mit oder ohne Reduzierung der Gesamtbelegschaft abgebaut werden soll.

Katharina: Zum Personalabbau ohne Reduzierung der Gesamtbelegschaft zählen bestimmt Versetzungen und Kurzarbeit.

Marcel: Ich denke da auch an den Abbau von Überstunden und Zeitguthaben.

Silke: Den Abbau von Arbeitnehmer-Überlassungen müssen wir auch berücksichtigen. Genauso wie die Umwandlung von Voll- in Teilzeitbeschäftigungen.

Andreas: Und welche Maßnahmen kämen für den Personalabbau mit Reduzierung der Gesamtbelegschaft in Frage?

Katharina: Als erste Maßnahme würde ich einen Einstellungsstopp festlegen.

Marcel: Vielleicht kann man älteren Mitarbeitern eine vorzeitige Pensionierung oder Altersteilzeit anbieten.

Silke: Grundsätzlich könnte man Mitarbeitern einen Aufhebungsvertrag mit einer Abfindung als Anreiz anbieten. Oder zumindest die befristeten Arbeitsverträge auslaufen lassen.

Katharina: Na, und wenn gar nichts mehr geht, dann muss man auch über Entlassungen nachdenken.

Andreas: Somit hätte wir auch den fünften Planungsbereich thematisiert. Beim sechsten und letzten Planungsbereich der Personalplanung geht es um die Personalkostenplanung.

Die Personalkostenplanung

Marcel: Die Personalkosten umfassen alle Leistungen des Unternehmens, die den Mitarbeitern direkt oder indirekt, geldlich oder geldwert gewährt werden.

Andreas: Und aus was setzen sich die Personalkosten zusammen?

Marcel: Na, aus dem klassischen Entgelt und weiteren Leistungen, wie zum Beispiel die Pflichtbeiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen-, Pflege-, Unfallversicherung.

Andreas: Sehr gut. Es gibt aber auch noch den Unterschied zwischen den Personalbasiskosten und den Personalzusatzkosten.

Katharina: Häää, verstehe ich nicht.

Andreas: Na die Personalbasiskosten stehen im unmittelbaren Zusammenhang mit der Leistungserstellung. Und für die Personalzusatzkosten sind gesetzliche Vorschriften und tarifliche Regelungen maßgeblich.

Silke: Zu den Personalzusatzkosten zählen doch aber auch die freiwilligen sozialen Leistungen, wie zum Beispiel beim Cafeteria-Modell.

Andreas: Ja, genau. Bei der Personalkostenplanung geht es obendrein noch um die Personalkostenquote und Personalkennzahlen.

Katharina: Ist die Personalkostenquote nicht aus der Bilanzierung eines Unternehmens ablesbar?

Andreas: Fast. Eher aus der Gewinn- und Verlustrechnung, also der GuV. Also wie hoch sind die Personalausgaben im Vergleich zum Umsatz.

Marcel: Und eine hohe Personalkostenquote bedeutet doch einen hohen Fixkostenanteil und das Unternehmen ist dadurch in einer Krise eventuell unflexibel.

Silke: Also ist die Personalaufwandsquote ein Maßstab für die Produktivität bzw. Effizienz eines Unternehmens.

Die Top 5 der Personalkennzahlen

Andreas: Auf jeden Fall. Kommen wir noch kurz zu den Personalkennzahlen. Da gibt es die Top 5.

Katharina: Welche denn?

Andreas:

1. Die Anzahl Mitarbeiter
2. Die Fluktuationsquote
3. Der Umsatz je Mitarbeiter
4. Die Mehrarbeitsquote und
5. Die Krankenquote

Marcel: Ich glaube damit bin ich für heute gut beschäftigt, das ganze nochmal zu verarbeiten.

Zusammenfassung

Katharina: Ich fasse die sechs Planungsbereiche der Personalplanung für uns nochmal zusammen:

1. Die Personalbedarfsplanung
2. Die Personalbeschaffungsplanung
3. Die Personaleinsatzplanung
4. Die Personalentwicklungsplanung
5. Die Personalabbauplanung und
6. Die Personalkostenplanung

Video: Welche 6 Planungsbereiche gibt es in der Personalplanung?

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