Was ist eine Ablauforganisation?

Bei den Organisationsformen in einem Unternehmen geht es zum einen um die Aufbauorganisation und zum anderen um die Ablauforganisation. In einem Video erklären wir die Ablauforganisation. Dabei geht es um die Abläufe in einem Unternehmen. Also die Analyse der Arbeitsprozesse im Vergleich zur Analyse der Aufgaben.

Ablauforganisation

Ablauforganisation vs. Aufbauorganisation

Bei den Organisationsformen in einem Unternehmen geht es zum einen um die Aufbauorganisation und zum anderen um die Ablauforganisation.

Das mit der Aufbauorganisation wird meistens schnell klar.

Es geht um die Hierarchie in einem Unternehmen. Also die Übersicht: Wie ein Unternehmen aufgebaut ist. Welche Abteilung für was zuständig ist und wer die Verantwortungen trägt.

Hier gibt es zum Beispiel Das Einliniensystem. Jeder Mitarbeiter hat einen direkten Vorgesetzten, d.h. der Mitarbeiter erhält nur von einer übergeordneten Stelle Anweisungen und Arbeitsaufträge.

Wie die BMW Group, die im Jahr 2001 in Oxford den Mini produziert hat. Die Organisationsstruktur im Werk ist funktionsorientiert.

Ein anderes Beispiel ist das Mehrliniensystem. Jeder Mitarbeiter hat mehrere unmittelbare Vorgesetzte, von denen er seine Aufträge erhält. Hier gilt das „Prinzip des kürzesten Weges“

Wie bei Siemens aus dem Jahre 2002 mit ihren 64 Regionalgesellschaften und den unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Hierbei handelte es sich um eine Matrixorganisation.

 

Wie funktioniert nun eine Ablauforganisation?

Bei Ablauforganisation geht es um die Abläufe in einem Unternehmen. Also die Analyse der Arbeitsprozesse im Vergleich zur Analyse der Aufgaben. Es geht also um bestimmte Vorgänge und Ablaufdiagramme. Die Aufbauorganisation hat eine statische Struktur. Während die Ablauforganisation dynamisch und prozessorientiert ist.

 

Welche Ziele werden mit der Ablauforganisation verfolgt?

Zum Beispiel wollen Unternehmen ihre Arbeiten mit dem geringsten Aufwand erledigen, die Bearbeitungs- und Durchlaufkosten minimieren, Bearbeitungszeiten und -fehler minimieren, ihre Termine einhalten und die Kapazitäten optimal nutzen.

 

Wie führt man Schritt für Schritt ein Ablauforganisation ein?

Es gibt hier 2 Phasen. In der ersten Phase geht es um die Arbeitsanalyse. Die Zerlegung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben ist die Voraussetzung für die Arbeitsverteilung. In der zweiten Phase geht es um die Arbeitssynthese. Hier werden die Arbeitsvorgänge zusammengefasst, das heißt, die einzelnen Teilaufgaben werden zu Abläufen verkettet. Es werden Arbeitsmittel zugeordnet, das Arbeitspensum den Mitarbeitern zugeordnet und der Arbeitsablauf festgelegt.

Hierzu eignen sich folgende 6 Fragestellungen:

„Was ist zu tun?“, also der Arbeitsinhalt
„Wann und wie lange wird gearbeitet?“, der Bearbeitungszeitpunkt
„Wo wird gearbeitet?“, der Arbeitsraum
„Womit wird gearbeitet?“, die Arbeitsmittel
„Wer soll arbeiten?“, die Personen
„Wer darf was entscheiden?“, die Entscheidungsbefugnis

 

Welche Art von Plänen kann ich für die Ablauforganisation nutzen?

Wir können zum Beispiel Pläne für die Ablauforganisation in 3 Bereiche unterteilen. Erstens nach der Funktion. Hier wird danach gefragt: Was und wie wird es gemacht. Ein Flussdiagramm ist als Plan sinnvoll.

Zweitens nach der Zeit. Hier wird danach gefragt: Wann und wie lange wird gearbeitet? Ein Balkendiagramm ist sinnvoll.

Und drittens nach dem Räumlichen. Hier wird danach gefragt: Wo wird gearbeitet und an welchen Ort? Ein Raumdiagramm ist hier passend.

 

Hier ein Beispiel für eine Ablauforganisation in einem Unternehmen.

Hier mal ein vereinfachtes Beispiel aus dem Patientenmanagement in einem Klinikum. Die Frage lautet: Wie läuft die ärztliche und pflegerische Behandlung ab? Es startet mit der Aufnahme der Patienten, der Anamnese (also die Erfassung der Krankengeschichte), die Diagnostik, die Durchführung einer Therapie und am Ende die Entlassung nach der Gesundung. Hier gibt es jetzt primäre und sekundäre Leistungen. Bei den Primären haben wie zum Beispiel das Labor, das EKG und die Administration. Bei den Sekundären die Küche, Wäscherei und Reinigung nach dem Hygieneplan.

 

Video: Ablauforganisation leicht erklärt.

 

Falls Sie noch Fragen zu dem Thema: Organisationsformen haben, dann schreiben Sie diese einfach in die Kommentare, so dass wir Ihnen weiterhelfen können.

Wenn Ihnen in der Vorbereitung auf Ihre Prüfung zur Personalfachkauffrau / zum Personalfachkaufmann noch Themen unklar sind, dann schreiben Sie bitte auch das in den Kommentaren. Gerne entwickeln wir ein Video zu Ihrem Wunschthema.

 

 

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