Personalfachkaufleute IHK-Prüfung Handlungsfeld 1

Hallo an alle Personalfachkaufleute. In diesem Beitrag erfährst du, was das Top-Thema der schriftlichen IHK-Prüfung aus dem Handlungsfeld 1 der letzten zehn Jahre ist.

Personalfachkaufleute IHK-Prüfung Handlungsfeld 1

Wie haben wir das TOP-Thema aus dem Handlungsfeld 1 ermittelt?

Wir haben uns über 170 Prüfungsaufgaben von 2013 bis 2022 aus dem Handlungsfeld 1 angesehen. Also jede einzelne Fragestellung und die dazugehörige Lösung. Und wir haben herausgefunden, was unter all diesen Themen, das TOP-Thema Nummer 1 ist. Hier zeigen wir dir, wie wir vorgegangen sind, auf welche drei Kernfragen du zum Top-Thema gefasst sein solltest und wie du diese drei Kernfragen für deine schriftliche IHK-Prüfung richtig beantworten kannst.

 

Welches Thema taucht am meisten auf?

Die Überschrift im Handlungsfeld 1 der schriftlichen IHK-Prüfung für die Personalfachkaufleute lautet: Personalarbeit organisieren und durchführen. Für diese Prüfungsklausur hast du 120 Minuten Zeit. Wie sind die Prüfungsgebiete aus dem Handlungsfeld 1 inhaltlich strukturiert? Der Rahmenplan gibt hier 8 verschiedene Themenfelder vor, die unterschiedlich gewichtet sind.

Bei der Analyse der 170 Prüfungsaufgaben von 2013 bis 2022 ist uns aufgefallen, dass die Aufgaben im ersten Prüfungsgebiet: „Personalbereich in die Gesamtorganisation des Unternehmens einbinden“, den Löwenanteil ausmachen. Hier tauchen folgende Themen auf:

  • Dezentrale Anbindung, Herbst 2013
  • Zentrale Anbindung, Herbst 2014
  • Aufbaustruktur, Frühjahr 2015
  • Stablinien-Organigramm, Frühjahr 2016
  • Ablaufstruktur, Frühjahr 2016
  • Verschlankung der Organisation, Herbst 2016
  • Funktional-, Sparten- und Matrixorganisation, Frühjahr 2017
  • Dezentral organisierte Personalbeschaffung, Frühjahr 2018
  • Zentrale und dezentrale Anbindung, Herbst 2018
  • Divisionale Organisation, Frühjahr 2020 und Herbst 2020
  • Lean-Organisation und Lean-Management, Frühjahr 2022

Das sind in der Summe 12-mal die Thematik: „Aufbau- und Ablauforganisation“ innerhalb der letzten 10 Jahre. Es gibt kein anderes Thema, dass so häufig vorkommt.

Jetzt haben wir uns gefragt: Auf welche Fragen zum Thema: „Aufbau- und Ablauforganisation“ solltest du gefasst sein? Abgeleitet aus den Prüfungsaufgaben kommen wir hier auf folgende drei Kernfragen zum TOP-Thema: „Aufbau- und Ablauforganisation“

Erstens: Wann ist eine zentrale und wann eine dezentrale Anbindung der Personalabteilung im Unternehmen sinnvoll?

Zweitens: Wie ist die Struktur einer Aufbauorganisation und einer Ablauforganisation aufgebaut? Worin liegen die Unterschiede zwischen den beiden Organisationen?

Und Drittens: Wie kann eine Organisation und der Personalbereich in einem
Unternehmen im Sinne des Lean-Managements verschlankt werden?

Jetzt geht es aber nicht nur darum schlaue Fragen zu stellen. Deshalb zeige ich dir, wie du diese drei Kernfragen für deine schriftliche IHK-Prüfung beantworten kannst.

 

Erstens: Wann ist eine zentrale und wann eine dezentrale Anbindung der Personalabteilung im Unternehmen sinnvoll?

Bei der Zentralisierung der Personalabteilung ist es so, dass es, zum Beispiel, für alle Niederlassungen im Unternehmen eine zentrale Personalabteilung gibt. Und bei der Dezentralisierung ist es so, dass es zum Beispiel in jeder Niederlassung eine separate Personalabteilung gibt.

Wenn wir zum Beispiel ein Unternehmen haben, welches auf der einen Seite eine zentrale Personalabteilung hat und gleichzeitig auch in den einzelnen Niederlassungen Personalaufgaben übernommen werden, dann stellt sich die Frage: „Welche Personalaufgaben sollten, nun zentral oder aber dezentral erbracht werden?“

Zentral würde ich alles hinzuzählen, was zur Unternehmensführung dazugehört, wie zum Beispiel

  • die Personalpolitik
  • die strategische Ausrichtung der Personalabteilung
  • Beurteilungssysteme
  • Vergütungsregeln
  • Grundsätze der Personalentwicklung, des betrieblichen Gesundheitsmanagements oder der Personalbeschaffung.
  • Und die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, denn der ist ja für das ganze Unternehmen zuständig.

Was aber sollte jetzt dezentral, also in, zum Beispiel, den Niederlassungen erbracht werden? Hierzu zählen:

  • die Planung des Personaleinsatzes am Standort direkt
  • die Bewerbungsgespräche und das Onboarding der neuen Mitarbeiter in einer Filiale
  • die Führung der Mitarbeitergespräche direkt am Standort
  • und, wenn es ein leistungsbezogenes Vergütungssystem gibt, dann würde ich es auch mit dem Erfolg in der Filiale vor Ort verknüpfen.

Dabei fällt auf, dass die Umsetzung der Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements zentral, aber auch dezentral, also direkt in den Niederlassungen, stattfinden sollten.

 

Zweitens: Wie ist die Struktur einer Aufbauorganisation und einer Ablauforganisation aufgebaut? Worin liegen die Unterschiede zwischen den beiden Organisationen?

Starten wir mit der Aufbauorganisation. Hier gibt es zum Beispiel Das Einliniensystem. Jeder Mitarbeiter hat einen direkten Vorgesetzten, d.h. der Mitarbeiter erhält nur von einer übergeordneten Stelle Anweisungen und Arbeitsaufträge.

Ein anderes Beispiel ist das Mehrliniensystem. Jeder Mitarbeiter hat mehrere unmittelbare Vorgesetzte, von denen er seine Aufträge erhält. Hier gilt das „Prinzip des kürzesten Weges“

Beim Stabliniensystem werden der Linie eine oder mehrere Stabsstellen (z.B. Controlling, Marktforschung, juristische Abteilung, Planungsstab), zur Seite gestellt. Stabstellen haben nur eine beratende Funktion jedoch keinerlei Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse.

Darüber hinaus gibt es noch fünf verschiedene Organisationsformen:

Erstens: Die funktionale Organisation. Hier untergliedert man das Unternehmen nach Funktionen (Beschaffung, Forschung und Entwicklung, Produktion, Vertrieb usw.), d.h. gleichartige Aufgaben werden zusammengefasst. Die Grundlage bildet dabei ein Einlinien- oder ein Stabliniensystem.

Zweitens: Die divisionale Organisation. Manchmal auch Spartenorganisation genannt. Sie ist nach „Objekten“ (Produkten, Ländern, Projekten, Kundengruppen, …) untergliedert. Die einzelnen Geschäftsbereiche werden häufig als Profit-Center mit eigener Gewinnverantwortung geführt. Sie sind dann für das operative Geschäft selbst verantwortlich. Also ein Unternehmen im Unternehmen.

Drittens: Die Projektorganisation. Projektorganisation ist eine Variante der divisionalen Organisation. Das Unternehmen oder Teilbereiche des Unternehmens sind nach Projekten gegliedert. Diese Organisationsform ist häufig im Großanlagenbau anzutreffen.

Viertens: Die Matrixorganisation. Im Gegensatz zur funktionalen sowie divisionalen Organisationsstruktur untergliedert man das Unternehmen sowohl nach Funktionen als auch nach Objekten (z.B. Produkte, Projekte, Kunden,
Märkte). Da beide Gliederungsprinzipien gleichzeitig und gleichberechtigt angewandt werden, entsteht ein Mehrliniensystem. Bietet sich besonders für Unternehmen an, die auf turbulenten Märkten agieren und die ein breites Leistungsprogramm anbieten.

Und Fünftens: Die Tensorganisation. Sie hat mindestens drei Merkmale der Aufgabenanalyse zugleich und gleichrangig nebeneinander bei der Arbeitseinteilung zu berücksichtigen. Bei den Merkmalen handelt es sich in der Regel um Funktionen, Produkte und Regionen. Die Tensororganisation ist somit mehrdimensional.

 

Wie funktioniert das aber nun bei einer Ablauforganisation?

Bei der Ablauforganisation geht es um die Abläufe in einem Unternehmen. Also, wenn ein Unternehmen eine Ablauforganisation festlegen möchte, lautet die Frage: Wie geht man da Schritt für Schritt vor?

Es gibt hier 2 Phasen. In der ersten Phase geht es um die Arbeitsanalyse. Die Zerlegung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben ist die Voraussetzung für die Arbeitsverteilung. In der zweiten Phase geht es um die Arbeitssynthese. Hier werden die Arbeitsvorgänge zusammengefasst, das heißt, die einzelnen Teilaufgaben werden zu Abläufen verkettet. Es werden Arbeitsmittel zugeordnet, das Arbeitspensum den Mitarbeitern zugeordnet und der Arbeitsablauf festgelegt.

Warum nutzen Unternehmen eine Ablauforganisation? Also: Welche Ziele werden damit verfolgt? Zum Beispiel wollen Unternehmen ihre Arbeiten mit dem geringsten Aufwand erledigen, die Bearbeitungs- und Durchlaufkosten minimieren, Bearbeitungszeiten und -fehler minimieren, ihre Termine einhalten und die Kapazitäten optimal nutzen.

 

Worin liegen nun die Unterschiede zwischen der Aufbau- und der Ablauforganisation?

Die Aufbauorganisation hat eine statische Struktur und es geht um die Gestaltung der Strukturen. Während die Ablauforganisation dynamisch und prozessorientiert ist. Weil es ja um die Gestaltung der Abläufe geht.

Bei der Aufbauorganisation geht es um eine Aufgabenanalyse und bei der Ablauforganisation um eine Arbeitsanalyse.

Die Elemente der Aufbauorganisation sind: Aufgaben, Stellen und Organigramme. Und bei der Ablauforganisation: Arbeiten, Vorgänge und Ablaufdiagramme.

Drittens: Wie kann eine Organisation und der Personalbereich in einem Unternehmen im Sinne des Lean-Managements verschlankt werden?

Das Ziel einer Lean-Organisation ist die Verschlankung der Organisation. Das Unternehmen konzentriert sich auf die effektive und effiziente Produktivitäts- und Qualitätssteigerung der gesamten Wertschöpfungskette.

Die Elemente der Lean-Production sind:

  • Kaizen, das bedeutet ständige Verbesserung (nach dem Prinzip des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, also dem KVP)
  • Kanban, das bedeutet produktinterne Kundenorientierung
  • Just-in-Time-Beschaffung, gemeint ist der lagerloser Materialfluss in der Fertigung
  • Das Total-Quality-Management, als das TQM-Qualitätsmanagement
  • Und der Quality Circle, also Arbeitskreise zur Verbesserung der Qualität

 

Zehn Leitgedanken einer Lean-Organisation

Es gibt zehn wichtige Leitgedanken, die einer Lean-Organisation zu Grunde liegen. Damit versteht man, worum es beim Lean-Management geht.

Erstens: Flache Hierarchien, also maximal 3 Ebenen und mehr Verantwortung für das untere Management

Zweitens: Kontinuierliche Verbesserung nach den Prinzipien des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, dem Kaizen, oder dem Total-Quality-Management.

Drittens: Gruppenorientierung, bei der es um gemeinsame Verantwortung, und teilautonome Arbeitsgruppen geht

Viertens: Geringe Arbeitsteilung. Das meint, wenn die Aufgabenerledigung aus einer Hand kommt. Wie zum Beispiel beim Management by Delegation.

Fünftens: Eigenverantwortung durch Feedback für Mitarbeiter, um eigenes Handeln einzuschätzen

Sechstens: Standardisierung, wie im Qualitätsmanagement bei zum Beispiel Franchise-Prototypen

Siebtens: Kundenorientierung, weil die Kunden die Träger der der jeweils nächsten Aktion sind.

Achtens: Weitreichendes Vorausdenken. Das meint ein frühes Reagieren auf Fehler oder die Vermeidung von Fehler.

Neuntens: Vermeidung von Verschwendung, wie zum Beispiel bei Überschussproduktion, hohe Lagerbestände oder Lieferverzögerungen.

Und Zehntens: Just in time. Also produktgenaue Beschaffung für die Produktion und eine kleine Lagerkette.

Das waren sie nun. Die drei Kernfragen mit ihren dazugehörigen Antworten zum Top-Thema: „Aufbau- und Ablauforganisation“ aus den letzten 10 Jahren der schriftlichen IHK-Prüfungen der Personalfachkaufleute.

 

Video: Personalfachkaufleute IHK-Prüfung Handlungsfeld 1

 

 

BEST PRACTICE für deine mündliche IHK-Prüfung zum/r Personalfachkaufmann/frau.

 

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