Hurra, die Neuen kommen – Onboarding

Was ist leider kein gelungener Start in die Ausbildung?

„Hoffentlich sind die neuen Azubis wenigstens ein bisschen interessierter als die vom letzten Jahr“. Kennen Sie diesen Gedanken zu Beginn eines neuen Ausbildungsjahres? Genauso wie der Satz Ihres Ausbilderkollegen: „Ich hab schon viele kommen und gehen sehen“. So funktioniert jedenfalls kein gutes Onboarding.

Fakt ist, das Berufsausbildungsverhältnis beginnt mit der Probezeit. Sie muss mindestens einen Monat und darf höchstens vier Monate betragen (§ 20 BBiG). In diesem Zeitraum kann das Ausbildungsverhältnis ohne Angabe von Gründen sowohl vom Ausbildenden als auch vom Auszubildenden, ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist, gekündigt werden. Vielleicht begünstigt diese gesetzliche Regelung auch die hohe Zahl aufgelöster Ausbildungsverhältnisse innerhalb der Probezeit. Der aktuelle Berufsbildungsbericht (BMBF, 2017) bescheinigt in diesem Jahr eine durchschnittliche Abbruchquote von ca. 25% in Ausbildungsbetrieben. In manchen Branchen, wie zum Beispiel der Gastronomie, beenden über 50% der Azubis ihre Ausbildungen vorzeitig. Je nachdem sind häufige Gründe, Konflikte mit Ausbildern, mangelnde Ausbildungsqualität, ungünstige Arbeitsbedingungen und falsche Berufsvorstellungen. Unter dem Strich steht und fällt alles mit einem gelungenen Onboarding. Schließlich soll die Probezeit zwei wichtige Funktionen erfüllen:

1. Der Ausbildende kann die Eignung des Auszubildenden überprüfen.
2. Der Auszubildende kann seine Berufs- und Betriebswahl überprüfen.

Dabei ist eine Verlängerung der Probezeit nur im Ausnahmefall möglich. Wenn zum Beispiel die vereinbarte Probezeit um mehr als ein Drittel, z.B. durch Krankheit, unterbrochen ist. Dann kann diese zu einer Verlängerung um den entsprechenden Zeitraum führen.

Kurzum, schauen wir uns Schritt für Schritt an, was Sie als Ausbilder und was Sie als Ausbildungsbetrieb für einen gelungenen Ausbildungsstart für ihre Azubis tun können.

Drei gute Gründe für eine gute Einarbeitung Ihrer Azubis

Die Erfahrungen aus der betrieblichen Praxis haben gezeigt, dass die ersten Ausbildungstage ein wesentliches Kriterium für eine erfolgreiche Partnerschaft zwischen Ihrem Azubi, als zukünftige Fachkraft, und Ihrem Ausbildungsbetrieb sind.

Deshalb sind Fehler und Unachtsamkeiten in dieser Phase nicht selten Auslöser für Unzufriedenheit und Desinteresse bei Ihren Azubis. Schließlich folgt als letzte Konsequenz die Kündigung in den ersten vier Monaten. Für Sie als Ausbildungsbetrieb ist eine Fehlentwicklung zu Beginn des Ausbildungsverhältnisses aus mehreren Gründen fatal.

Erster Grund: Der gesamte Personalbeschaffungsprozess ist recht zeit- und kostenintensiv. Für eine Stellenbesetzung steht eine Investition von durchschnittlich 5.000 bis 20.000 Euro. Im Folgenden rechnet man

• die Kosten des Azubi-Marketings und der Stellenausschreibung,
• die Kostenerstattung für eventuelle Anreisekosten des Bewerbers,
• etwaige Kosten für Vermittlungsaktivitäten,
• den geldwerten Zeitaufwand von Führungskräften und vom Personalwesen

Zweiter Grund: Bei einer Kündigung des Azubis fällt der Aufwand für die Personalbeschaffung erneut an. Des weiteren gibt es einen Zeitabschnitt zwischen innerer Kündigung des Azubis und tatsächlichem Austritt. Während dieser Zeitspanne liegt zumeist ein gestörtes Verhältnis zwischen dem Ausbilder und seinem Azubi vor. damit ist weder die Ausbildungsleistung des Betriebes noch die Lernleistung des Azubis gewährleistet.

• Es ist also aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll, dass Ihnen als Ausbildungsbetrieb Ihre neuen Azubis erhalten bleiben. Denn schließlich sollen Ihre Azubis eines Tages Fachkräfte werden und eigenständige Leistungen erzielen. Vielleicht sogar schon während der Ausbildungszeit.

Dritter Grund: Neue Azubis, auf die kein besonderes Augenmerk gelenkt wird, müssen häufig auf Ausbilder und Kollegen zugehen, um die Informationen einzuholen. Oft lassen sich diese Informationen problemlos zusammengefasst vermitteln.

• Dadurch können die Ausbilder und Kollegen nicht ihre normale Leistung erbringen. Letztlich bewirkt eine hohe Fluktuation von neuen Azubis im gesamten Ausbildungsbetrieb aber auch bei Kunden ein negatives Image. Die Folge ist eine negative Auswirkung auch auf die finanzielle Geschäftslage.

Alles beginnt bereits vor Ausbildungsbeginn

Schon lange bevor neue Auszubildende ihren ersten Ausbildungstag in einem Ausbildungsbetrieb antreten, beginnen sie sich eine Meinung zu bilden, welche die Grundeinstellung zum neuen Ausbildungsplatz wesentlich beeinflusst. Deshalb gibt es wesentliche Vorbereitungsmaßnahmen des Ausbilders und des Paten.

• Nach Erhalt des Berufsausbildungsvertrages die Fachkräfte informieren
• Vorbereiten des Ausbildungsplatzes mit den Fachkräften
• Paten für die Einarbeitung unter den Fachkräften/Auszubildenden finden
• Termine und Einarbeitungsplan mit den Paten gemeinsam erstellen

Ein Pate soll den neuen Azubi auf dem Weg zur sozialen Integration begleiten und unterstützen. Deshalb gibt es folgende Auswahlkriterien für den Paten:

• Ähnliche Altersgruppe, Herkunft, Muttersprache, Freizeitinteressen, Ausbildung
• Gut ist, wenn der Pate offen auf neue Menschen zugehen kann
• Der Pate sollte keine Rivalität gegenüber dem neuen Azubi haben
• Wichtig ist, dass der Pate von der Notwendigkeit der Einarbeitung überzeugt ist
• Der Pate sollte eine junge Fachkraft oder ein Azubi im 3. Lehrjahr sein
• Die Betriebszugehörigkeit des Paten sollte zwischen 3 und 8 Jahre betragen

Einstellungsformalien des Azubis für die Personalakte

• Beidseitig unterzeichneter Berufsausbildungsvertrag (BAV)
• Bewerberunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse)
• Personalfragebogen oder Personalstammdatenblatt
• Personalausweis, Führerschein, Befähigungsnachweise
• Bankverbindung für die Zahlung der Ausbildungsvergütung
• Sozialversicherungsnummer
• Steuer-Identifikationsnummer
• Krankenversicherungsnachweis (Bestätigung der Mitgliedschaft)
• Lohnsteuerbescheinigung (ELStAM – elektronische Lohnsteuerkarte)
• Kontaktdaten und Notfalltelefonnummer
• Richtlinien: Unterschriften, Ausbildungszeit, Berufsschule, Urlaub, Krankmeldung
• VWL, Handy, Schlüssel, Arbeitskleidung

Betreuung und Einarbeitung gemeinsam abstimmen

Klären Sie als Ausbilder mit Ihrem Paten, welche Aufgaben Sie bei der Einführung des neuen Azubis selbst wahrnehmen möchten und welche Aufgaben von dem Paten übernommen werden sollen. Aufgaben, die unmittelbar mit der Führungsfunktion verbunden sind (zum Beispiel die Beurteilung der Arbeitsleistung), können nicht delegiert werden. Neben den allgemeinen Informationen, die Ihr neuer Azubi benötigt, um sich im neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden, muss in vielen Fällen eine fachliche Einarbeitung erfolgen. Die Aufgaben übernehmen in der Regel Paten.

Den ersten Arbeitstag gemeinsam vorbereiten
Kurz vor der Arbeitsaufnahme sollen Pate und Ausbilder besprechen, ob alle notwendigen Vorkehrungen für den ersten Arbeitstag Ihres neuen Azubis getroffen wurden. Dies sind zum Beispiel Fragen wie:

• Ist der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet?
• Ist für einen freundlichen Empfang bzw. eine Aufmerksamkeit gesorgt?
• Wann wird die Patin bzw. der Pate vorgestellt? etc.

Räumliche Orientierung für den neuen Azubi fördern
Gleich nach der Arbeitsaufnahme ist Ihr neuer Azubi auf die Entwicklung einer guten räumlichen Orientierung im Betrieb angewiesen. Der Pate sollte es sich deshalb zur Aufgabe machen, dem Azubi alles zu zeigen. Zum Beispiel wo die Materialausgabe, Auskunftsstellen oder Sanitär- und Sozialbereiche zu finden sind.

Der erste Arbeitstag – Should I stay or should I go

Der Wecker Ihres Azubis klingelt und sein erster Ausbildungstag in Ihrem Betrieb steht bevor. Dabei mischen sich Tatentrang und Neugierde auf das unbekannte Neue. Allerdings bringen die meisten Azubis auch eine Portion Unsicherheit mit. Für Sie als Ausbilder und als Ausbildungsbetrieb ist es wichtig, sich gut auf den ersten Ausbildungstag Ihres Azubis vorzubereiten. Denn der erste Eindruck entscheidet im innersten Ihres Azubis über gehen oder bleiben. Folgende Aktionen haben sich in der Praxis bewährt.

• Herzliche Begrüßung durch Ausbilder und Paten (entspannte Atmosphäre, Ausbildungsplatz zuweisen)
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• Vorstellung der neuen Auszubildenden durch den Paten und Ausbilder (einzeln je Arbeitsplatz, Meetingraum und gemeinsamer Imbiss)
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• Rundgang durch wichtigste Abteilungen mit dem Paten (Betriebs- oder Bürobesichtigung)
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• Wichtige Informationen über das Arbeitsumfeld durch den Paten (Einarbeitungsplan, Ausbildungszeiten, Pausen, Sanitärräume, Kantine, schwarzes Brett, Sicherheitsvorschriften, Unfallschutz, Erste Hilfe)
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• Einweisung in erste Ausbildungsaufgaben durch Ausbilder und Paten (Schlüssel, EDV-Anlage, Passwörter)
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• Ggf. Gespräch mit der Personalabteilung durch die Personalstelle (fehlende Mitarbeiterdaten aufnehmen, Urlaub, Ausbildungsvergütung, Datenschutz, Krankmeldungen, Betriebsarzt)

Der erste bis vierte Monat – Jetzt geht´s los

Die neue Auszubildende bzw. der neue Auszubildende muss nicht nur am ersten Arbeitstag, sondern auch danach kontinuierlich unterstützt werden. Auch hierfür gibt es wichtige Kernpunkte:

• Erörterung und Ergänzung des Einarbeitungsplanes
• Fachliche Einweisung durch den Paten: Arbeitsunterlagen und Arbeitsabläufe
• Kurz-Feedback-Gespräche mit dem Ausbilder
• Aufgabenausführung und -ergebnisse prüfen und besprechen
• Die Eignung während der Probezeit feststellen durch Absprachen zwischen dem Ausbilder und die Fachkräfte (Arbeitsergebnisse, Feedback von Kollegen)
• Beurteilungsgespräch zwischen dem Ausbilder und dem Auszubildenden

Entscheidung über die endgültige Übernahme in das Ausbildungsverhältnis
Während der Probezeit sollte etwa nach jeweils vier Wochen eine Beurteilung durchgeführt werden und anschließend auch ein Beurteilungsgespräch erfolgen. Im Einzelgespräch sollte dem Auszubildenden dabei eine Orientierung gegeben und – wenn angebracht – auch Anerkennung ausgesprochen werden. Falls erforderlich, sind korrigierende Hilfe oder rechtzeitige Ermahnung notwendig, damit entsprechende Hinweise vom Auszubildenden vor Ablauf der Probezeit umgesetzt werden können. Im Gespräch sollte auch die Möglichkeit genutzt werden, eine Rückmeldung über den bisherigen Verlauf der Ausbildung aus der Sicht des Auszubildenden zu erhalten.

Soziale Integration fördern

Als Ausbilder und Pate sind Sie gemeinsam das Bindeglied zwischen Ihrem neuen Azubi und den verschiedenen Arbeitsteams im Betrieb. Deshalb ist es die Aufgabe, Ihren Azubi durch rechtzeitige Information vor vermeidbaren Fehlern und Konflikten schützen. Diese können beispielsweise durch die Unkenntnis von Verfahrensvorschriften oder im persönlichen Kontakt mit Kollegen sowie Führungskräften entstehen.

Allerdings ist die Vermeidung von kleinen Reibereien am Anfang der Einarbeitung kaum umgänglich. Wer die Teamphasen nach Bruce Tuckman kennt, ist klar im Vorteil. Denn so können Sie als Ausbilder Ihr Führungsverhalten, bei der Integration Ihres neuen Azubis in das bestehende Arbeitsteam, besser reflektieren und steuern. Schauen wir uns die einzelnen Phasen und Handlungsmöglichkeiten genauer an.

Erste Phase: Kennenlernen (Forming)

Wie reagieren Ihr Azubi und das Arbeitsteam zu Beginn? Eher vorsichtig, höflich und mit ersten Annäherungsversuchen? Wie können Sie als Ausbilder die Zugehörigkeit unterstützen?

• Raum für Begegnung geben
• Vertrauen aufbauen
• Interaktion fördern

Zweite Phase: Erste Konflikte (Storming)

Wie reagieren Ihr Azubi und das Arbeitsteam, wenn sie sich etwas besser kennen? Entsteht Mut, die eigene Meinung zu sagen und Grenzen auszutesten? Oder enstehen bereits erste Revierkämpfe und Konkurrenzdenken? Wie können Sie als Ausbilder die Positionierung der Beteiligten fördern?

• Konflikte bis zum bestimmten Grad zulassen
• Wertschätzung für Unterschiede aufzeigen
• Grenzen setzen und ggf. Zielvorgaben machen

Dritte Phase: Organisation und Regeln (Norming)

Wie reagieren Ihr Azubi und das Arbeitsteam nachdem sie ihre Grenzen ausgetestet haben? Wurden Kompromisse gefunden und die aktuelle Situation akzeptiert? Welche Rolle spielt Ihr Azubi dabei? Wie können Sie als Ausbilder die neuen Umgangsformen mitgestalten?

• Gemeinsame Arbeitsbedingungen fördern
• Neue Spielregeln einfordern und Grenzen wahren

Vierte Phase: Leistungsfähigkeit (Performing)

Wie haben sich Ihr Azubi und das Arbeitsteam entwickelt? Arbeiten alle miteinander gut zusammen? Besteht eine natürliche Hilfsbereitschaft und ein positives Wir-Gefühl? Was können Sie als Ausbilder tun, um den gemeinsamen Erfolg zu würdigen?

• Das Mitdenken Ihres Azubis und des Arbeitsteams belohnen
• Eine Weiterentwicklung fördern, indem Sie die Führung teilweise abgeben

Azubigewinnung ohne Bindung an das Unternehmen macht keinen Sinn

Oft besteht unmittelbar nach Ausbildungsbeginn eine hohe Erwartungshaltung Ihres neuen Azubis, die der Realität vor allem der ersten Tage und Wochen standhalten muss. In Vorstellungsgesprächen tendieren die Gesprächspartner auf der Unternehmensseite nämlich zu einer sehr positiven Beschreibung der Ausbildungsstelle und des Arbeitsumfeldes. Ihr neuer Azubi erwartet mithin eine fachliche und persönliche Starthilfe in seine neue Ausbildung. Schließlich möchte Ihr Azubi möglichst bald selbstständig arbeiten und zum Arbeitsteam dazugehören.

Wenn die Fachkräftesicherung in Ihrem Unternehmen wirklich oberste Priorität hat, dann geht es nicht nur darum geeignete Azubis mühsam zu gewinnen, sondern sie auch an Ihr Unternehmen langfristig zu binden. Und dass fängt beispielsweise mit einer guten Einarbeitungsstrategie an.