Hallo an alle Personalfachkaufleute. Aus dem Handlungsfeld 3 gehen wir heute der Frage auf den Grund: Welche Instrumente der qualitativen Personalbedarfsplanung gibt es?

Welche Instrumente der qualitativen Personalbedarfsplanung gibt es?

Marcel: Bei der quantitativen Personalbedarfsplanung haben wir ja letztens bereits Schritt für Schritt neun Möglichkeiten näher unter die Lupe genommen.

Silke: Genau und es ging um die Frage: Wie viele Arbeitskräfte werden benötigt?

Andreas: Ja, und heute geht es um den qualitativen Personalbedarf. Hier stellt man sich die Frage: Welche Qualifikationen müssen die Arbeitskräfte besitzen?

Marcel: Und soweit ich das mitbekommen habe, sind die Methoden zur Ermittlung zum Beispiel, die Stellenplanmethode und Erstellung von Anforderungsprofilen.

Silke: Wenn es um die Stellenplanmethode geht, müssen wir uns erst einmal die Frage beantworten: Was ist ein Stellenplan?

Marcel: Ist denn der Stellenplan die Aufstellung von Arbeitsstellen in der öffentlichen Verwaltung?

Andreas: Ja, genau. In der Verwaltung einer Stadt oder Kommune wird jedes Jahr ein Haushaltsplan verabschiedet und für alle Bürger veröffentlicht. Und der Stellenplan gehört eben dazu.

Was beinhaltet ein Stellenplan?

Silke: Und was gehört da alles rein in so einen Stellenplan?

Andreas: Ausgewiesen werden freie Stellen, besetzbare Stellen oder besetzte Stellen.

Marcel: Kann man sagen, dass ein Stellenplan auf die vorliegenden Stellenbeschreibungen aufbaut?

Andreas: Ja, kann man so sagen. Er enthält Angaben über Anzahl und Bezeichnung der vorhandenen Planstellen. Über Qualifikationsanforderungen und die vorgesehenen Entgeltgruppen für die potenziellen Stelleninhaber.

Welche Schritte beinhaltet die Stellenplanmethode?

Silke: Und was hat es nun mit der Stellenplanmethode auf sich?

Andreas: Ich kenne fünf Schritte bezüglich der Personalbedarfsplanung nach der Stellenplanmethode.

Silke: Na dann lass mal hören.

Schritt 1: Vergleich der Stellenpläne und Stellenbesetzungspläne
Schritt 2: Alle Infos über zukünftige Planungen einholen
Schritt 3: Aufstellen eines neuen Stellenplans, das = der Bruttopersonalbestand
Schritt 4: Erstellung eines neuen Stellenbesetzungsplans und
Schritt 5: Die Feststellung unbesetzter Stellen, das = Nettopersonalbedarf

Was ist ein Stellenbesetzungsplan?

Marcel: Klingt nachvollziehbar. Was aber ist ein Stellenbesetzungsplan?

Andreas: Der Stellenplan ist die Soll-Vorgabe. Auf dieser Grundlage ist ein Stellenbesetzungsplan anzulegen. Er zeigt die tatsächlich besetzten Stellen als Ist-Situation an. Ergibt sich eine Differenz zwischen Stellenplan und Stellenbesetzungsplan, so zeigt diese entweder einen Personalbeschaffungsbedarf auf oder sie weist einen Personalüberhang aus.

Was beinhaltet ein Stellenbesetzungsplan?

Silke: Und was beinhaltet der Stellenbesetzungsplan?

Andreas: Im Stellenbesetzungsplan werden die verfügbaren Stellen des Stellenplans den Mitarbeitern zugeordnet. Vielfach enthält dieser Plan außer dem Namen auch weitere Informationen, wie zum Beispiel Vollmachten, Geburtsjahr, Eintrittsjahr und Lohngruppe.

Silke: Gut gut. Jetzt verstehe ich das endlich mit der Stellenplanmethode. Und wie kann man nun mittels des Anforderungsprofils den Personalbedarf ermitteln?

Wie ermittle ich den Personalbedarf mittels Anforderungsprofile?

Andreas: Naja. Für die Personalbedarfsplanung ist es nicht nur wichtig wie viele Mitarbeitende benötigt werden, sondern auch welche Qualifikationen gebraucht werden. In den Anforderungsprofilen werden die Anforderungen an die künftigen Mitarbeiter festgelegt. Auf Grundlage dieser Profile werden dann gezielt entsprechende Mitarbeitende rekrutiert. Die qualitative Bedarfsermittlung mit dem Anforderungsprofil bildet somit die Grundlage für Einstellungsentscheidungen.

Marcel: Und wie wir es letztens bei den Anforderungsprofilen besprochen hatten, wird ja aus einem Anforderungsprofil die interne Stellenbeschreibung abgeleitet und daraus wird dann die externe Stellenausschreibung. Also die Stellenanzeige, die wir zum Beispiel im Online-Portal hochladen.

Andreas: Gut aufgepasst. Und zu guter Letzt sollten wir uns nochmal vergegenwärtigen, was das Anforderungsprofil beinhaltet.

Was beinhaltet ein Anforderungsprofil?

Silke: Da kenne ich mich aus, denn in unserer Personalabteilung haben wir mal welche erstellt. So ein Anforderungsprofil ist ja eine Soll-Beschreibung mit folgenden Informationen:

Formale Anforderungen an die Stelleninhaber (Zertifikate, Abschlüsse, Zeugnisse)

Fachliche Kompetenzen (Branchenwissen, Sprachkennnisse, Qualifikationen)

Soziale Kompetenzen (Kundenorientierung, Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit)

Persönliche Kompetenzen (Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Kritikfähigkeit)

Methodenkompetenzen (Prioritäten setzen, Projekte planen, präsentieren)

Führungskompetenzen (Vorbildwirkung, Überzeugungskraft, Entscheidungsstärke)

Zusammenfassung

Andreas: Besser kann man es nicht auf den Punkt bringen. Welche Instrumente der qualitativen Personalbedarfsplanung es gibt haben wir somit geklärt: Erstens, die Stellenplanmethode und zweitens, die Erstellung von Anforderungsprofilen.