Hallo an alle Personalfachkaufleute. Aus dem Handlungsfeld 2 gehen wir heute der Frage auf den Grund: Wie funktioniert die Kennzahlenmethode in der Personalbedarfsplanung?

Kennzahlenmethode und Personalbedarfsplanung?

Marcel: Bei der quantitativen Personalbedarfsplanung gibt es ja jede Menge verschiedener Methoden.

Katharina: Ach ja, welche denn?

Marcel: Zum Beispiel die Zuordnung zu den Bedarfsarten. Darüber hatten wir letztens erst gesprochen. Dann das klassische Berechnungsschema für die Personalbedarfsplanung. Die Kennzahlenmethode, die Multimomentaufnahme, nach Zeitvorgabe, die Altersstrukturanalyse, die REFA-Methode, das MTM-Verfahren oder die Trendextrapolation.

Andreas: Ja, und heute schauen wir uns die Kennzahlenmethode mal etwas näher an.

Hat die Kennzahlenmethode was mit Quoten zu tun?

Silke: Hat das was mit Quoten zu tun? So wie wir es bei den Kennzahlen im Controlling kennen gelernt haben?

Andreas: Nur bedingt, denn hier geht es ja darum, den Personalbedarf mittels Kennzahlen zu ermitteln.

Katharina: Kannst du das bitte mal näher erläutern.

Andreas: Zunächst muss man sagen, dass die Kennzahlenmethode ein vergangenheitsorientiertes Verfahren zur Ermittlung des Personalbedarfs ist. Und aus den Informationen der Vergangenheit versucht man den Personalbedarf für die Zukunft zu bestimmen.

Marcel: Und welche Kennzahlen kommen jetzt zum Einsatz?

Andreas: Zunächst wird davon ausgegangen, dass eine gleichbleibende Abhängigkeit zwischen dem Personalbedarf und seinen Bezugsgrößen besteht.

Silke: Häää? Was soll das denn jetzt bedeuten?

Andreas: Naja, die Bezugsgrößen sind immer gleichbleibende Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Zahl der Telefonate in einem Call-Center oder die Anzahl der Geschäftsvorfälle für Buchhalter.

Katharina: Ach, und dann geht man davon aus, wenn sich zum Beispiel durch eine erhebliche Umsatzsteigerung im Unternehmen, die Anzahl der Geschäftsvorfälle für die Buchhalter erhöhen, das Unternehmen zukünftig mehr Buchhalter für die Erledigung dieser Arbeiten benötigt?

Andreas: Ja, genauso funktioniert die Kennzahlenmethode.

Kannst du mal ein Beispiel für die Kennzahlenmethode geben?

Silke: Hmm, das verstehe ich immer noch nicht. Kannst du mal ein Beispiel geben.

Andreas: Nehmen wir mal an, ein Buchhalter bearbeitet pro Tag 100 Buchungsvorgänge. Und im Durchschnitt wird täglich mit 1.000 Buchungen gerechnet. Außerdem wird eine Ausfallquote, zum Beispiel krankheitsbedingt und wegen Weiterbildungen von 10% erwartet. Wie errechnet sich dann nach der Kennzahlenmethode der Personalbedarf?

Silke: Lass mal überlegen. Wenn ein Buchhalter täglich 100 Buchungsvorgänge schafft und wir 1.000 Buchungen täglich bearbeiten können, dann brauchen wir 10 Buchhalter.

Marcel: Und was ist mit der Ausfallquote von 10%?

Silke: Ach ja, 10% von 10 Buchhaltern ergibt einen zusätzlichen Buchhalter. Also brauchen wir am Ende 11 Buchhalter.

Andreas: Korrekt und einfach nachvollziehbar.

Und noch ein Beispiel…

Katharina: Können wir noch ein anderes Beispiel für die Personalbedarfsplanung mit der Kennzahlenmethode machen?

Andreas: Ja, klar. Stellt euch mal vor die Hammer AG erwartet einen Jahresumsatz von 500 Millionen Euro. Erwartungsgemäß setzt ein Außendienstmitarbeiter 10 Millionen Euro im Jahr um. Und der Personalleiter rechnet für Urlaub, Krankheit, usw. 10% hinzu. Wie hoch ist der Personalbedarf.

Marcel: Wow! 10 Millionen Euro pro Vertriebsmitarbeiter. Ist das realistisch?

Andreas: In manchen Branchen schon. Es geht hier ja auch nur um ein Berechnungsbeispiel.

Katharina: Ok, dann muss ich rechnen, 500 Millionen Euro Umsatz insgesamt durch 10 Millionen Euro je Außendienstmitarbeiter. Das sind 50 Vertriebsmitarbeiter. Dann kommen noch 10% von den 50 Mitarbeitern hinzu, sind 5 Außendienstmitarbeiter. Also werden insgesamt 55 Außendienstmitarbeiter benötigt.

Andreas: Perfekt. Nun habt ihr die Personalbedarfsplanung nach der Kennzahlenmethode kennen gelernt.

Silke: Ja, so können wir aus den Zahlen der Vergangenheit und bei unternehmerischen Veränderungen, neue angepasste Zahlen für die Zukunft festlegen.