Gibt es so etwas wie das „ideale Motivationsgespräch“?
Wie schaffe ich es, meinen Azubi von einer Idee zu begeistern? Was kann ich tun, dass mein Azubi mit mir gemeinsam an einem Strang zieht? Azubis zu führen und sie zur aktiven Mitarbeit an einer bestimmten Sache zu motivieren, zählt mit Sicherheit zu den Aufgaben eines Ausbilders. Hier stellt sich natürlich die Frage, wie Sie Ihren Azubi dazu bringen, dass er etwas Bestimmtes macht. Ja, das „ideale Motivationsgespräch“ gibt es tatsächlich! Doch Vorsicht! Die Technik, bzw. ein Motivationsleitfaden alleine macht es nicht aus. Was zählt ist die Absicht dahinter. Ganz klar. Wenn Sie versuchen, Ihren Azubi über den Tisch zu ziehen, dann wird er es früher oder später merken. Was vielleicht zum Ende des Gesprächs noch nach einem Erfolg für den Ausbilder ausgesehen hat, wird bald zu einer Patt-Situation führen. Beide Seiten, Sie als Ausbilder und ihr Azubi, verlieren. Mit der guten Absicht, für beide Seiten eine WIN-WIN-Situation zu erzeugen, ist das Werkzeug „Motivationsleitfaden“ jedoch Gold wert. Schauen wir uns mal einen Leitfaden für ein Motivationsgespräch, die PAVIAN Methode, etwas genauer an.
Die PAVIAN Methode
Wenn Ihr Azubi nur noch eine mürrische Miene zieht, ständig zu spät kommt oder sich Kunden über ihn beschweren, dann sollten bei Ihnen die Alarmglocken klingeln. Mit anderen Worten: Es ist höchste Zeit für ein Motivationsgespräch. Höchste Zeit deshalb, weil es dann eigentlich schon zu spät sein kann. Mit dem Gedanken „Ich lerne hier eh nichts“, denkt Ihr Azubi vielleicht schon über den Abbruch seiner Ausbildung nach. Parallel dazu denken Sie als Ausbilder „Wie führe ich ein Motivationsgespräch richtig?“. Der Ablauf von Azubi- und Mitarbeitergesprächen ist oft ähnlich. Meist fängt es mit einem guten Einstieg an, dann geht es um die Themen, die Meinungen der Gesprächspartner und letztendlich um Lösungen. Damit die Struktur eines Motivationsgespräches für Sie als Ausbilder einfach wird, habe ich spontan die PAVIAN-Methode entwickelt.
P ositiver Einstieg
A uf den Punkt kommen
V olle Konzentration auf meinen Azubi
I hr Standpunkt dazu
A uswege suchen und finden
N eue Lösungen umsetzen
Positiver Einstieg
Begrüßen Sie Ihren Azubi mit einem Händedruck und danken Sie ihm für sein Kommen. Bieten Sie Ihrem Azubi etwas zu trinken an. Setzen Sie sich an einen aufgeräumten Tisch, auf dem nur Ihre Gesprächsunterlagen liegen. Am besten sitzen Sie über Eck oder an einem runden Tisch. Damit machen Sie die Situation ungezwungener und vermeiden den Beigeschmack eines Verhörs. Halten Sie den Blickkontakt zu Ihrem Azubi, sprechen Sie ruhig und nicht zu hastig. Das vermittelt zudem eine positive Gesprächsatmosphäre der Wertschätzung und baut mögliche Spannungen ab. Fragen zum Einstieg:
„Ich freue mich, dass wir die Zeit für dieses Gespräch gefunden haben.“
„Möchten Sie etwas trinken?“
Auf den Punkt kommen
Gleich zu Beginn sollten Sie Ihrem Azubi erläutern, aus welchem Anlass das Gespräch stattfindet. Wenn Ihr Azubi weiß, warum er zum Gespräch gebeten wurde, kann er sich viel besser darauf einlassen. Dazu nennen Sie ihm auch den Zeitrahmen. Damit weiß Ihr Azubi, was auf ihn zukommt und kann besser zur Klärung beitragen. Andernfalls wird er im Hinterkopf haben, dass am Ende vielleicht doch noch eine böse Überraschung folgt.
„Heute geht es um Ihre aktuelle und weitere Entwicklung bei uns.“
„Dazu sprechen wir darüber, was sehr gut läuft und wo es momentan hakt.“
„Vorgesehen sind hierfür 45 Minuten.“
„Ohne Ihre Einschätzung geht da nix, wichtig ist deshalb auch Ihre Meinung.“
„Was bedrückt Sie derzeit?“
„Wie beurteilen Sie Ihre Arbeitsergebnisse in letzter Zeit?“
„Mein Eindruck ist, Sie sind nicht ganz bei der Sache. Wie sehen Sie das?“
Volle Konzentration auf meinen Azubi
Fragen Sie Ihren Azubi nach seiner Meinung zu dem Thema. Machen Sie sich Notizen und unterbrechen Sie ihn nicht. Haken Sie nach, wenn Ihnen etwas unklar ist. Wenn Ihr Azubi sich trotz offener Fragetechnik verschließt, dann ist es Zeit mit einer Gegenfrage die Thematik stärker zu fokussieren. So vermeiden Sie Missverständnisse und, dass Sie möglicherweise aneinander vorbeireden.
„Was meinen Sie mit…?“
„Wie darf ich Ihre Frage verstehen?“
„Was verstehen Sie unter…?“
„Was hindert Sie gerade daran, motiviert an die Arbeit zu gehen?“
Tipp: Achten Sie auf die Körpersprache Ihres Gegenübers. Reagieren Sie vor allem auf Signale von Rückzug und Verschlossenheit wie verkrampft angezogene Arme oder „Sich im Stuhl klein machen“. Mit anderen Worten ist hier Kommunikationsfähigkeit gefragt. Schließlich geht es darum, Inhalte richtig zu verstehen und zu interpretieren. Kurzum, hier eignet sich das aktive Zuhören bei dem Sie als Ausbilder nicht nur darauf achten was Ihr Azubi sagt, sondern wie er sich verhält. Demzufolge lohnt es sich zu fragen: „Was empfindet mein Azubi?“ „Was ist ihm an dem, was er gerade äußert, so wichtig?“ „Welches Interesse will der Azubi verfolgen?“
Ihr Standpunkt dazu
Schildern Sie als Ausbilder zunächst Ihre Sicht der Dinge. Wichtig hierbei ist aber, nicht einfach nur aus dem Blauen heraus zu erzählen, sondern Ihre Aussagen mit konkreten Beispielen untermauern. Hier hat sich zum Beispiel die SAG ES – Methode gut bewährt.
Beispiel 1: „Mir ist aufgefallen, dass nach Feierabend Ihr Arbeitsplatz unaufgeräumt bleibt. Mir bleibt dann nichts weiter übrig, als die anderen Azubis zu bitten Ihren Arbeitsplatz wieder in Ordnung zu bringen. Den anderen Azubis und mir geht es nicht gut damit, dass Sie bevorzugt behandelt werden. Wie kommt es denn dazu, dass Ihr Arbeitsplatz unaufgeräumt bleibt?“
Beispiel 2: „Ich habe heute beobachtet, dass Sie schon wieder ohne Sicherheitsschuhe auf der Baustelle unterwegs waren. Ich befürchte, dass ich Sie nicht mehr auf der Baustelle einsetzen kann. Das ärgert mich, weil Sie ansonsten gute Arbeit leisten und dann Ihr Talent nicht mehr unter Beweis stellen können. Was ist denn los mit Ihnen?“
Beispiel 3: „Eine Kundin hat sich bei mir beschwert, weil sie sich unfreundlich von Ihnen behandelt fühlt. Für mich heißt das, dass ich mich bei der Kundin im Namen der Firma entschuldigen muss. Mir ist es unangenehm, weil es in diesem Monat schon das dritte Mal bei der gleichen Kundin ist. Wie kommt es denn immer wieder dazu, dass sich die Kundin beschwert?“
Jetzt wird es für Ihren Azubi leichter, die Inhalte richtig einzuordnen. Als Ausbilder hören Sie am besten aufmerksam zu und machen sich eventuell Notizen.
Auswege suchen und finden
Ist das Problem erkannt, muss man es im nächsten Schritt lösen. Dazu ermuntern Sie Ihren Azubi selbstständig nach Auswegen zu suchen. Er soll formulieren, was er in Zukunft verbessern möchte. Das nimmt ihm das Gefühl der Bevormundung – und verleiht ihm Handlungsfähigkeit. Am besten eignen sich hierzu lösungsorientierte Fragen.
„Was können wir jetzt tun?“
„Wie können wir eine Lösung finden?“
„Was müsste passieren, damit Sie mehr Freude an Ihrer Ausbildung haben?“
„Welche Ideen haben Sie?“
„An welche Möglichkeiten haben wir noch nicht gedacht?“
Um die Stärken Ihres Azubis gezielt zu fördern ist es effektiver, wenn Sie als Ausbilder aufzeigen was Ihr Azubi besonders gut gemacht hat und wo noch Verbesserungspotenzial besteht.
„Ich bin sehr froh darüber, wie Sie sich in den dem ersten Ausbildungsjahr bei uns entwickelt haben.“ „Und eines muss man Ihnen lassen. In der in der Baugruppenmontage sind Sie ein Ass.“ „Auch von den Kollegen bekomme ich hier nur positives Feedback.“
„Derzeit sind Sie ja bei uns in der Reparaturwerkstatt eingesetzt. Ich habe den Eindruck, dass Sie sich dort nicht 100%-ig wohlfühlen. Obwohl Sie durchaus mehr Potenzial besitzen.“ „Insbesondere fällt mir auf, dass Sie kaum mit den anderen Auszubildenden und den Kollegen sprechen.“ „Wie können wir Sie unterstützen, damit Sie proaktiver auf die anderen Auszubildenden zugehen können.“
Ihr Azubis hat so nicht das Gefühl, sich verteidigen zu müssen, und wird eher bereit sein, offen über mögliche Schwierigkeiten zu sprechen. Gleichzeitig signalisieren Sie als Ausbilder, dass Sie auch wirklich bereit sind eine Lösung zu finden.
Neue Lösungen umsetzen
Nachdem Sie als Ausbilder gemeinsam mit Ihrem Azubi nach Auswegen gesucht haben, prüfen Sie, ob die Lösungsansätze realisierbar sind. Wenn ja, stellen sich neue Fragen.
Welche Idee ist ohne großen Aufwand sofort umsetzbar?
Was kann ich als Ausbilder tun?
Wie kann sich der Azubi einbringen?
Wo sind meine Grenzen als Ausbilder? Was kann ich nicht persönlich lösen?
Wer sollte noch mit ins Boot genommen werden?
Kurzum, ein Fahrplan für konkrete Maßnahmen muss her. Andernfalls wirkt das Gespräch wie eine nette Plauderei, die ihre Wirkung als Führungsinstrument verfehlt. Damit Ihre Maßnahmen und Zielvereinbarungen wirklich Orientierung geben und motivieren, sollten sie SMART formuliert sein. Das zeigt, dass Sie als Ausbilder am Erfolg Ihres Azubis interessiert sein sollten und keine Aufgaben „für die Tonne“ produzieren. Schließlich verfolgen Sie als Ausbilder durch das Motivationsgespräch ein bestimmtes Ziel und dieses Ziel sollte klar kommuniziert sein.
Spezifisch: Beispielsweise maßgerechte Fertigung der angeforderten Bauteile.
Messbar: Beispielsweise, wie viel Kundenkontakte dokumentiert wurden.
Attraktiv: Beispielsweise Ziele, die wirklich wichtig für den Azubi sind.
Realistisch: Beispielsweise Ziele, die der Azubi aus eigener Kraft erreichen kann.
Terminiert: Beispielsweise der genaue Zeitpunkt und Datum der Überprüfung.
Im Gesprächsprotokoll könnte Ihr Azubi ergänzend folgende Fragen beantworten:
Wie schätze ich meinen Ausbildungsstand ein?
Wo benötige ich noch Unterstützung? Zum Beispiel Übungsbedarf.
Was sollte innerhalb der Ausbildung noch besser gemacht werden?
Die schriftliche Zusammenfassung der besprochenen Inhalte sollte dann nicht nur in die Personalakte wandern, sondern auch Ihr Azubi sollte eine Ausfertigung bekommen.
Einige Wochen später …
Maßnahmen, die von Ihrem Azubi im Motivationsgespräch als unwichtig und unbedeutend eingestuft werden, können auch keine Leistungsbereitschaft in ihm wecken. Neben dem Ausbildungsgehalt wird die persönliche Zufriedenheit im Arbeitsumfeld immer wichtiger. Deshalb erkundigen Sie sich als Ausbilder nach dem Fortschritt Ihrer Bemühungen.
In wie weit wurden die Maßnahmen vom Azubis und dem Ausbilder umgesetzt?
Welche Maßnahmen sind noch offen?
Wann ist das nächste Gespräch mit dem Azubi vereinbart worden?
Wie werte ich die bisherigen Erfolge und Misserfolge meines Azubis aus?
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