Wie funktioniert Management by Exceptions?

Hallo an alle Personalfachkaufleute. Aus dem Handlungsfeld 4 gehen wir heute der Frage auf den Grund: Wie funktioniert Management by Exceptions?

Die Management-by-Führungsprinzipien

Katharina: Beim letzten Mal haben wir ja sehr gute Tipps für das Führen nach dem Prinzip: Management by Objectives und Management by Delegation kennen gelernt. Gut, dass es heute weiter geht mit dem Management by Exceptions.

Marcel: Eigentlich gibt es dazu ja nicht so viel zu sagen. Management by Exceptions bedeutet Führung durch Ausnahmeregelung.

 

Was bedeutet Führen nach der Ausnahmeregelung?

Silke: Und was bedeutet Ausnahmeregelung?

Marcel: Na, die Führungskraft entscheidet nach Belieben, wann der Mitarbeiter entscheiden darf und wann nicht.

Andreas: Ganz so profan, ist das aber leider nicht. Also die Führungskraft entscheidet schon beim Management by Exceptions. Jedoch werden die Routine- und Ausnahmefälle im Vorfeld festgelegt.

 

Was sind Routine- und Ausnahmefälle?

Katharina: Routine- und Ausnahmefälle? Was meinst du damit?

Andreas: Als Führungskraft legst du doch Ziele fest, die deine Mitarbeiter mit eigenen Maßnahmen erfüllen sollen. Und wenn du feststellst, dass deine Ziele von den Mitarbeitern nicht erreicht werden, dann greifst du ein.

Katharina: Klar soweit.

Andreas: Wenn du zum Beispiel den Umsatz steigern willst, dann legst du Ziele- und Erfolgskriterien fest, an denen deine Mitarbeiter sich ausrichten können. Und stelle dir mal vor, du legst jetzt fest, dass der Umsatz im nächsten Geschäftsjahr mindestens um 5% und optimalerweise um 10% gesteigert werden soll.

Katharina: Ja, das ist schon mal eine Herausforderung. Aber wie gehe ich das am besten an?

Andreas: Nun, deine Mitarbeiter setzen dieses Ziel um, indem sie Werbeaktionen starten und Rabatte anbieten, so dass die Kunden mehr kaufen und der Umsatz gesteigert werden soll.

Katharina: Hört sich gut an.

Andreas: Ja, und zur Kontrolle vergleichst du in regelmäßigen Abständen, wie hoch der Umsatz wirklich gesteigert wurde. Und mit einem Soll-Ist-Vergleich stellst du Abweichungen vom Ziel rechtzeitig fest.

Katharina: Ja, das klingt nach einem Plan.

Andreas: Und jetzt stellst du fest, dass nach drei Monaten der Umsatz in zwei Abteilungen um 8% gesteigert wurde. In einer Abteilung wurde der Umsatz jedoch nur um 3% gesteigert.

Katharina: Ah, verstehe. Weil die ersten beiden Abteilungen ihre Ziele erreichen werden, greife ich nicht ein. Nur in der Abteilung, in der die Umsatzzahlen unter der Mindestzielmarke von 5% liegen, greife ich ein.

Andreas: Genauso ist es. Du sprichst mit den Mitarbeitern dieser Abteilung und ihr vereinbart zusätzliche Werbemaßnahmen, um die Umsatzziele zu erreichen.

Silke: Dann führst du also die ersten beiden Abteilungen nach der Routineregelung und die letzte Abteilung nach der Ausnahmeregelung.

 

Welche Voraussetzungen braucht es bei den Ausnahmeregelungen?

Andreas: Richtig erkannt. Allerdings gibt es wichtige Voraussetzungen, damit das ganze funktioniert.

Marcel: Ja, ich würde sagen, dass alle Mitarbeiter die Ziele kennen und verstehen müssen.

Andreas: Genau. Aber es gibt noch mehrere Voraussetzungen.

Silke: Na, ich meine, die Zuständigkeiten der Mitarbeiter müssen klar geregelt sein.

Katharina: Es ist auch wichtig, dass alle Mitarbeiter die Erfolgskriterien zur Zielerreichung überblicken, damit sie ins Handeln kommen.

Andreas: Korrekt. Und zu guter Letzt ist ein Berichts- und Kontrollsystem für dich als Führungskraft unverzichtbar, damit du als Führungskraft einen Ausnahmefall frühzeitig erkennen kannst.

Marcel: Damit können wir zusammenfassen, dass Management by Exceptions das Führung durch Ausnahmeregelung bedeutet. Wobei es Routinefälle gibt, in denen die Mitarbeiter selbst entscheiden und Ausnahmefälle, in denen der Vorgesetze entscheidet.

Andreas: Ja, das hört sich nach einer Definition an. Nun ist es aber so, dass das Management by Exceptions auch einige Vorteile und Nachteile für ein Unternehmen mit sich bringt.

 

Welche Vor- und Nachteile bringt das Management-by-Exceptions?

Silke: Ein Vorteil ist, dass die Mitarbeiter in ihren jeweiligen Kompetenzbereichen eigenverantwortlich Entscheidungen treffen.

Katharina: Und ein weiterer Vorteil ist, dass die Führungskräfte entlastet werden, weil die Mitarbeiter selbstständig viele Entscheidungen treffen können.

Marcel: Und damit können die Mitarbeiter eigene Ideen einbringen und sind durch diesen Freiraum motivierter.

Andreas: Ja, das sind schlüssig nachvollziehbare Vorteile. Und wie sieht´s mit den Nachteilen des Management by Exceptions für ein Unternehmen aus?

Silke: Nun ja, alles steht mit dem Kontrollsystem für die Führungskräfte. Wenn das nicht funktioniert, können erhebliche Schäden im Unternehmen entstehen.

Katharina: Es kann auch sein, dass eine Führungskraft immer nur das sieht, was schlecht läuft. Der Erfolg geht vielleicht unter und die Mitarbeiter sind trotz guter Leistung demotiviert.

Marcel: Es kann aber auch sein, dass Führungskräfte bei Misserfolgen das tatsächliche Ergebnis verschleiern, um nicht schlecht dazustehen.

Silke: Das hört sich ja fast schon kriminell an. Aber realistisch ist das schon.

Katharina: Ich finde es gut, dass wir gemeinsam geklärt haben, wie Management by Exceptions funktioniert.

 

Video: Wie funktioniert Management by Exceptions?

 

 

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