Hallo an alle Personalfachkaufleute. Aus dem Handlungsfeld 1 gehen wir heute der Frage auf den Grund: Welche Vorteile bietet die IT im Personalbereich? Wir sprechen über verschiedene IT-Systeme und deren Funktionen im Personalbereich, IT-Schnittstellen zu anderen Bereichen im Unternehmen und die Nach- und Vorteile des IT-Einsatzes im Personalbereich.

IT Anbieter im Personalbereich gibt es viele

Silke: IT-Anbieter für den Personalbereich gibt es jede Menge. SAP, Haufe, umantis, Datev, HR Works und viele mehr.

Marcel: Und viele sind generalistisch aufgestellt. Sie bieten, zum Beispiel, das Bewerbermanagement, Stellenportale, das Onboarding, eine digitale Personalakte, Arbeitsmittelverwaltung, Arbeitszeugniserstellung, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung und Home-Office-Software.

Aber, welche IT-Schnittstellen im Personalbereich gibt es?

Andreas: Bevor man jedoch ein IT-System im Personalbereich implementiert, sollte man sich die Frage stellen: Welche IT-Schnittstellen des Personalbereichs zu den anderen Unternehmensbereichen gibt es?

Silke: Mir fallen da gleich die Gebäude-Zugangsberechtigungen und eine bestehende Terminplanung ein.

Marcel: Ich denke da an Workflowmanagementsysteme und eine bestehende Struktur im Rechnungswesen. Besonders was die Lohnbuchhaltung angeht.

Und welche klassischen Einsatzmöglichkeiten der IT bestehen im Personalbereich?

Silke: Mir fällt da sofort die Personalplanung ein. Man braucht ja auf jeden Fall eine Personalstammdatenverwaltung, um die Entwicklung der Gehälter, der Zu- und Abgänge und der Qualifikationen der Mitarbeiter auf dem Schirm zu haben.

Marcel: Gerade die Personalauswahl ist hier nicht zu unterschätzen. Vom Online-Portal für Bewerbungen über ein elektronisch skalierbares Stellenprofil, diverse Eignungstests bis hin zum kompletten E-Recruiting gibt es jede Menge Einsatzmöglichkeiten für die IT.

Andreas: Ja, und so gibt es auch noch Personalbereiche, wie zum Beispiel Personalentwicklung, Personaleinsatz, Personalabrechnung und die Personalverwaltung, die stark IT gestützt werden sollten.

Silke: Personalentwicklung? Ich dachte immer, hier geht es eher um Coaching und Mitarbeitergespräche.

Andreas: Nun ja, es gibt doch Datenbanken für Qualifizierungen und Lehrgänge, bestimmte Onlinefragebögen, um den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln, elektronische Seminaranmeldungen, Lernsoftware, Podcasts bis hin zu kompletten E-Learning Systemen wie zum Beispiel ein LMS, ein WBT oder ein CBT.

Silke: Ja stimmt, das ist eine ganze Menge. Und ich kann mich erinnern, dass es bei der Personalverwaltung ja eine elektronische Personalakte für jeden Mitarbeiter gibt, digitale Zeugnisdarstellungen und Kalendersysteme für Meetings.

Welche Schwachstellen hat die IT im Personalbereich?

Marcel: Allerdings hat der IT-Einsatz im Personalbereich auch seine Schwachstellen.

Silke: Welche denn?

Marcel: Auf jeden Fall die Datensicherheit und den Datenschutz. Denn oft entstehen Qualitätsprobleme bei der Handhabung von sensiblen Personendaten. Oder aber auch Personaldaten werden doppelt erfasst.

Andreas: Jetzt haben wir darüber gesprochen, welche Einsatzmöglichkeiten der IT im Personalbereich möglich sind und wo die Schwachstellen liegen. Kommen wir doch mal zur Ursprungsfrage:

Welche Vorteile bietet der IT-Einsatz im Personalbereich?

Silke: Zuallererst ist ja der Datenzugriff von mehreren autorisierten Personen möglich.

Marcel: Ja und dann sollten die aktuellen Daten in der Regel auch sofort erreichbar sein. Und vor allem die Auswertung aller Daten ist möglich.

Silke: Mal abgesehen von den Einführungskosten eines IT-Systems, ist es langfristig gesehen jedoch kostengünstig und schnell verfügbar.

Marcel: Im Workflowprozess werden Arbeitsabläufe durch den IT-Einsatz stark automatisiert und der Informationsfluss wird verbessert.

Silke: Bei europaweiten und weltweiten Unternehmen ist im Zuge eines IT-Systems eine weltweite Vernetzung möglich und dadurch entsteht eine bessere Effizienz im Personalbereich.

Andreas: Das habt ihr ja prima auf den Punkt gebracht. Beim nächsten Mal beschäftigen wir uns etwas näher mit dem Personalinformationssystem.

Marcel: Alles klar.