Hallo an alle Personalfachkaufleute. Aus dem Handlungsfeld 1 gehen wir heute der Frage auf den Grund: Wie wendet man das Eisenhower Prinzip in der Praxis an?

Ist das Eisenhower-Prinzip nicht eine Technik aus dem Zeit- und Selbstmanagement?

Marcel: Beim Eisenhower-Prinzip geht es doch darum anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen? Ich meine, ist das nicht eine Technik aus dem Selbst- und Zeitmanagement?

Andreas: Genau, der namensgebende US-Präsident und Alliierten-General Eisenhower zitierte 1954 einen früheren Hochschulpräsidenten: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“

Katharina: Und daraus wurde dann später das Eisenhower-Prinzip. Es kommt also nur darauf an, wer was sagt.

Silke: Und in den schriftlichen PFK-Prüfungen taucht das Eisenhower-Prinzip als Frage auch schon mal auf. Das habe ich in den Prüfungssätzen gesehen.

Marcel: Und was verlangt man in so einer Aufgabenstellung?

Silke: Meistens muss man eine Übersicht erstellen, indem das Eisenhower-Prinzip dargestellt wird.

Um was geht es genau beim Eisenhower-Prinzip?

Katharina: Na dann legen wir mal los. Um was geht es genau beim Eisenhower-Prinzip?

Andreas: Im heutigen Zeitmanagement müssen Mitarbeiter in immer kürzerer Zeit ihre Arbeitsleistung steigern. Jeder um uns herum will alles sofort und am liebsten schon vorgestern. So entsteht der Irrglauben, dass, wenn wir einfach alles beschleunigen, wir letztendlich auch alles erreichen können.

Gibt es in Wirklichkeit keine Zeitprobleme, sondern eher Prioritätenprobleme?

Marcel: Na, dass kommt mir bekannt vor. Also gibt es in Wirklichkeit keine Zeitprobleme, sondern eher Prioritätenprobleme?

Andreas: Genau darum geht es beim Eisenhower-Prinzip. Um konsequentes Prioritäten-Management. Denn: „Wer seine Prioritäten richtig plant, hat auch seine Zeit besser im Griff.“

Katharina: Hört sich ja zu schön an. Für mich hat der Tag nur 24 Stunden. Und doch habe ich den Eindruck, dass andere innerhalb der gleichen Zeitspanne entweder mehr schaffen oder entspannter wirken.

Andreas: Nun ja, die entscheidende Ursache für mangelnde Effektivität im persönlichen Zeitmanagement von Mitarbeitern liegt im täglichen Diktat der Dringlichkeit. Dringlichkeit steht für: Termindruck, Stress, Frust, Krisen, Soforterledigung, Unterbrechung, Fremdsteuerung und Tagesgeschehen.

Und warum legt man so viel Wert auf die Definition: „Dringlichkeit“?

Silke: Und warum legt man so viel Wert auf die Definition: „Dringlichkeit“?

Andreas: Weil man die Begriffe „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ trennt. Denn, wirklich wichtig sind die Dinge im Leben, die uns am Herzen liegen. Jeder Mensch hat seine Wünsche und viele möchten gerne ihre wichtigsten Ziele erreichen. Wichtigkeit steht für: Ziele, Erfolg, Werte, Visionen, Spaß, Freude, Personen, Leitbilder, Wochen- und Jahresplanung.

Marcel: Und wie kann man nun das Dringende und das wichtige besser im täglichen Arbeitsleben einordnen?

Andreas: Dazu zeige ich euch mal folgende Grafik. Auf der einen Achse steht die Dringlichkeit und auf der anderen Achse die Wichtigkeit.

Nach dem Eisenhower-Prinzip ergibt sich folgendes Prioritätenmanagement:

Erste Priorität = A – Aufgaben
Wichtige und zugleich dringende Aktivitäten müssen sofort und meistens von einem selbst in Angriff genommen werden. Es handelt sich um kritische Situationen, Probleme oder sogar Krisen, denn Wichtiges sollte nie eilig und unter hohem Zeitdruck erledigt werden.

Zweite Priorität = B – Aufgaben
Wichtige, aber nicht dringende Aktivitäten werden meist auf die lange Bank geschoben, bis sie irgendwann „dringend“ werden und zu „Hauruck“-Aktionen auf den letzten Drücker mutieren. Sie sollten besser geplant und rechtzeitig terminiert werden.

Dritte Priorität = C – Aufgaben
Dringende, aber unwichtige Aktivitäten nehmen durchgängig den größten Teil des Zeitbudgets in Anspruch. Hier stecken die größten Zeitreserven für mehr Effektivität. Dringende, aber unwichtige Aufgaben sollten so weit wie möglich reduziert, eliminiert oder delegiert werden.

Und vierte Priorität = Papierkorb
Was weder wichtig noch dringend erscheint, kann im Grunde genommen vernachlässigt werden und getrost in den Papierkorb befördert werden. Stellt es sich im Nachhinein doch noch als wichtig oder dringend heraus, wird schon jemand danach fragen oder mahnen.

Katharina: OK, das kann ich nachvollziehen. Wie aber kann ich das Eisenhower-Prinzip für meinen Alltag nutzen?

Wie aber kann ich das Eisenhower-Prinzip für meinen Alltag nutzen?

Andreas: Du kannst für dich ein Wochenbericht schriftlich dokumentieren. Mit der Hauptfrage: Welche Tätigkeiten waren ABC und P-Aufgaben? Nach einer Woche beantwortest du folgende Fragen.

Was hat mich bislang daran gehindert, mir mehr Zeit für die B-Aufgaben zu nehmen?
Was waren die Aufgaben, mit denen ich den größten Nutzen erzielt habe?
Welche Aufgaben kann ich in Zukunft delegieren?
Was kann ich heute tun, um mehr Zeit für meine B-Aufgaben zu schaffen?

Katharina: Ja, das ist eine gute Taktik.

Silke: Zumindest wissen wir jetzt, worauf es bei der schriftlichen PFK-Prüfung ankommt, wenn es um das Eisenhower-Prinzip geht.